Clínica com equipe grande: por onde começar no Clinvo

Este guia é para a clínica com quatro profissionais ou mais, recepção própria e, muitas vezes, alguém na gestão que não atende. Numa equipe desse tamanho, o que dá trabalho não é a tela: é decidir quem pode o quê antes de todo mundo entrar. Por isso o roteiro vai em fases, e cada etapa aponta o passo a passo da tela.

Não precisa ligar tudo na primeira semana. Estrutura, agenda e prontuário primeiro; comissão e convênio quando a equipe já estiver usando o sistema no dia a dia. Uma etapa por vez também facilita para quem está aprendendo.

Antes de começar: decida quem administra

O Administrador é um só. É quem criou a conta: cuida da assinatura, vê tudo e ocupa uma das vagas de profissional do plano, mesmo que não atenda. Para passar a titularidade a outra pessoa, fale com o suporte.

As outras pessoas da gestão ganham um perfil de acesso customizado, montado com as permissões que a função delas pede:

• Quem não atende (gerente, financeiro, coordenação administrativa): perfil com base em Recepcionista, que não ocupa vaga de profissional. Ele pode receber o Financeiro, as comissões, a equipe, os horários e as configurações da clínica. Os relatórios não entram nesse tipo de perfil
• Quem atende e coordena (coordenação clínica): perfil com base em Profissional, com as permissões a mais que a função pede, como gerenciar os modelos de fichas

Sugestão de divisão, para adaptar à sua clínica:

Passo a passo: Perfis de acesso e Como criar um perfil customizado.

Fase 1 — Estrutura (o Administrador, antes de chamar a equipe)

1. Dados da clínica e área de atuação

Em Configurações → Minha Clínica: nome, CNPJ, endereço, telefone e logo, que saem no cabeçalho dos documentos. Equipe com mais de uma profissão (fisioterapia, psicologia, nutrição, fonoaudiologia…)? O artigo sobre a área de atuação explica o que escolher.

Passo a passo: Configurar dados da clínica e Área de atuação da clínica.

2. Serviços

Os serviços valem para a clínica inteira. Crie um para cada combinação de duração e valor: se a mesma sessão tem preço particular e preço de convênio, são dois serviços. Isso deixa a cobrança certa desde o primeiro dia e os relatórios separados por tipo de atendimento.

Passo a passo: Cadastrar serviços.

3. Perfis de acesso customizados

Crie os perfis antes de cadastrar a equipe: o perfil é escolhido no cadastro de cada pessoa, e acertar de primeira evita editar um por um depois. Os casos mais pedidos já têm receita pronta no artigo: profissional que só vê a própria agenda, recepção que recebe pagamentos, profissional que não edita a agenda dos colegas.

Passo a passo: Como criar um perfil customizado.

4. Equipe

Em Configurações → Equipe, cadastre cada pessoa com Função e Perfil de acesso. O Clinvo gera uma senha temporária, enviada por e-mail e mostrada na tela uma vez só.

O plano Clínica inclui 3 profissionais, contando o Administrador. Ao chegar no limite, o link Adicionar assentos, na própria tela Equipe, leva à Assinatura para incluir mais. Recepcionistas, e perfis com base em Recepcionista, não ocupam vaga.

Passo a passo: Adicionar e remover membros da equipe.

5. Horários de cada profissional

Em Configurações → Disponibilidade, escolha o profissional no seletor do topo e marque os dias e horários dele, com intervalos e bloqueios. Os horários sugeridos ao agendar e as faixas de “não atende” na agenda saem daqui.

Passo a passo: Configurar disponibilidade.

Fase 2 — Prontuário padronizado

Com vários profissionais, vale combinar uma ficha da clínica em vez de cada um registrar de um jeito (planos Profissional e Clínica):

• Fichas personalizadas — ative em Configurações → Modelos de Fichas Clínicas, escolha (ou crie) a anamnese e a evolução de cada especialidade e marque o padrão da clínica. No cadastro de cada serviço, o campo Modelo de evolução padrão já deixa a ficha certa escolhida para aquele tipo de atendimento
• Modelos de documentos — atestado e relatório com o texto e a logo da clínica, iguais para todos
• Exportação do prontuário em PDF — ative em Configurações → Minha Clínica se a clínica entrega o prontuário a pacientes, a outros profissionais ou a auditorias

Passo a passo: Fichas personalizadas, Modelos de documentos e Exportar o prontuário em PDF.

Fase 3 — Agenda e comunicação (a primeira semana com a equipe)

• Agenda: a recepção escolhe o profissional no campo Profissional de cada agendamento, e o filtro por profissional mostra os horários e bloqueios de cada um. Turmas (Pilates, RPG, grupos) têm um guia próprio: Studio de Pilates: por onde começar
• Lembrete automático pelo WhatsApp: ajuste saudação, assinatura, local, instruções de preparo e logo em Configurações → Mensagens do WhatsApp, e combine com a recepção de preencher o WhatsApp do paciente em todo cadastro novo, com a caixa Aceita receber notificações por WhatsApp marcada
• Lembrete manual: sai do WhatsApp aberto no aparelho de quem clicou. Se a recepção usa o WhatsApp da clínica no computador, é dele que as mensagens saem
• App: cada profissional instala no próprio celular e entra com o próprio login

Passo a passo: Filtrar, editar e cancelar agendamentos, Personalizar as mensagens de WhatsApp, Lembrete manual e Instalar no Android ou no iPhone.

Fase 4 — Dinheiro (quando a rotina estiver rodando)

Financeiro

Defina quem lança cobrança e recebimento: o Administrador, o financeiro com perfil customizado ou a recepção com a permissão. O lançamento do dia a dia é no card Pagamento do agendamento; pacotes, recebimento parcial e saldo do paciente ficam no Financeiro.

Passo a passo: Registrar o pagamento direto pelo agendamento e Como registrar um pagamento.

Comissão dos profissionais (plano Clínica)

1. Crie a regra de cada profissional: percentual ou valor fixo, geral ou por serviço
2. Escolha quando a comissão é gerada: ao concluir o atendimento ou quando o pagamento do paciente fica pago. A troca não muda o que já foi gerado
3. Decida se falta também gera comissão (desligado por padrão)
4. No fechamento, marque as comissões como pagas, uma a uma ou várias de uma vez. O relatório de comissões exporta em CSV para conferir com cada profissional

Passo a passo: Comissão por profissional: visão geral, Configurar regras, Quando a comissão é gerada e Relatório de comissões.

Convênio (se a clínica atende)

O Clinvo monta a guia SP/SADT e gera o arquivo XML do lote no padrão TISS; o envio no portal do convênio continua com a clínica. A ordem:

1. Ative o módulo em Configurações → Minha Clínica e preencha CNPJ, CNES (se tiver) e Razão social para as guias. Quem marcou Convênio nas perguntas de boas-vindas já está com o módulo ligado
2. Cada profissional que atende pelo convênio preenche Conselho, UF do conselho e CBO em Configurações → Meu Perfil (ou o Administrador preenche por ele em Equipe). A recepção não consegue corrigir esses dados, por isso vale cobrar isso logo
3. A recepção fatura (é o padrão do perfil Recepcionista): convênio, tabela de preços, carteirinha, autorização, guia e lote
4. Quem cuida do dinheiro registra o pagamento do convênio e as glosas (por padrão, só o Administrador)

Passo a passo: Faturamento de convênios: o que o Clinvo faz e como ativar.

Fase 5 — Acompanhar

No menu Relatórios:

• Receita por período — o que entrou e o que está a receber; quando há mensalidades ou convênio, o card Origem da Receita separa cada parte
• Comparecimento — faltas e cancelamentos por paciente
• Comissões — quanto cada profissional gerou, quanto já foi pago e quanto falta pagar

Passo a passo: Analisar receita por período, Relatório de comparecimento e Relatório de comissões.

O que fazer quando…

Qual plano escolher

O plano Clínica (R$ 149/mês) inclui 3 profissionais, contando o Administrador, e cada profissional a mais custa R$ 40/mês. Uma clínica com 6 profissionais, por exemplo, paga R$ 149 + 3 × R$ 40 = R$ 269/mês. Recepcionistas são grátis e ilimitadas, e quem tem perfil com base em Recepcionista também não paga vaga.

É o plano com agenda própria por profissional e controle de comissão. Comparativo completo: Planos e preços.

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• Perfis de acesso: o que cada usuário pode fazer
• Faturamento de convênios: o que o Clinvo faz e como ativar
• Comissão por profissional: visão geral