Este guia é para a clínica com até três profissionais, ou para quem atende sozinho mas tem secretária. Ele não repete o passo a passo de cada tela: mostra a ordem das configurações e aponta o artigo detalhado de cada etapa.
Quem configura é o Administrador, a pessoa que criou a conta. A ideia é deixar a estrutura pronta antes de chamar a equipe: assim, no primeiro acesso de cada um, a agenda já abre com os horários certos e os serviços com o valor certo.
Parte 1 — O administrador prepara a clínica
1. Dados da clínica
Em Configurações → Minha Clínica, preencha nome, endereço, telefone e logo: é daí que sai o cabeçalho de atestados e relatórios. Confira também a área de atuação. Se a equipe tem mais de uma profissão (fisioterapia e nutrição, por exemplo), o artigo sobre a área explica qual escolher.
Passo a passo: Configurar dados da clínica e Área de atuação da clínica.
2. Serviços
Os serviços são da clínica e valem para todos os profissionais; quem atende é escolhido no agendamento. Ajuste o serviço que veio pronto (ele nasce com valor zero) e crie um para cada combinação de duração e valor.
Passo a passo: Cadastrar serviços.
3. Cadastre a equipe
Em Configurações → Equipe, clique em Novo usuário para cada pessoa e escolha a Função:
- Profissional — quem atende pacientes. Ocupa uma vaga do plano, e o Administrador também ocupa uma
- Recepcionista — quem cuida da agenda e do cadastro. Não ocupa vaga e não tem custo (planos Profissional e Clínica)
O Clinvo gera uma senha temporária, que vai por e-mail e aparece na tela uma vez só, com o botão Copiar — se quiser repassar pelo WhatsApp, copie antes de fechar a janela.
Passo a passo: Adicionar e remover membros da equipe. Alguém não conseguiu entrar? O novo usuário não consegue acessar.
4. Horários de cada profissional
Em Configurações → Disponibilidade, use o seletor no topo para escolher o profissional e marque os dias e horários dele. Cada um tem a sua agenda: é dela que saem os horários sugeridos ao agendar e os bloqueios de férias e feriados.
Passo a passo: Configurar disponibilidade.
Parte 2 — Combine quem faz o quê
Os três perfis de acesso padrão já dividem o trabalho do jeito mais comum:
| Tarefa | Administrador | Profissional | Recepcionista |
|---|---|---|---|
| Agendar, remarcar e cancelar | ✓ | ✓ | ✓ |
| Cadastrar pacientes | ✓ | ✓ | ✓ |
| Prontuário: anamnese, evolução e documentos | ✓ | ✓ | — |
| Financeiro: cobrança e recebimento | ✓ | — | — |
| Equipe, horários e configurações da clínica | ✓ | — | — |
Duas perguntas costumam mudar essa divisão. Responda antes de a equipe começar:
- A recepção recebe o pagamento dos pacientes? Pelo padrão, não: só o Administrador vê o Financeiro. Se for ela quem recebe, crie um perfil com base em Recepcionista e marque Ver financeiro e Gerenciar financeiro
- Cada profissional deve ver só a própria agenda? Pelo padrão, todos veem a agenda da clínica inteira. Para restringir, crie um perfil com base em Profissional sem a permissão Ver agenda de outros profissionais
Passo a passo: Perfis de acesso e Como criar um perfil customizado.
Parte 3 — A rotina da agenda
- Agendar: no plano Clínica, o formulário tem o campo Profissional: escolha quem vai atender. O agendamento fica sempre no nome de um profissional, nunca no da secretária. Na clínica com um profissional só, a secretária não precisa escolher nada
- Ver a agenda: com vários profissionais, use o filtro por profissional. Os horários de atendimento e os bloqueios aparecem depois que você escolhe de quem é a agenda
- Atender: o profissional abre o agendamento e clica em Registrar evolução
- Fechar o atendimento: quem atende ou a recepção muda o status para Concluído (ou Falta), e quem cuida do dinheiro registra o pagamento no card Pagamento do agendamento
Passo a passo: Como criar um agendamento, Filtrar, editar e cancelar agendamentos e Registrar o pagamento direto pelo agendamento.
Parte 4 — WhatsApp e celular
- Lembrete automático (planos Profissional e Clínica): sai do número do Clinvo para o paciente com WhatsApp no cadastro e a caixa Aceita receber notificações por WhatsApp marcada. Combine com a recepção de preencher o WhatsApp em todo cadastro novo. Saudação, assinatura, local e logo se ajustam em Configurações → Mensagens do WhatsApp
- Lembrete manual (todos os planos): sai do WhatsApp aberto no aparelho de quem clicou. Se a recepção usa o WhatsApp da clínica no computador, é dele que a mensagem sai; se o profissional clica no próprio celular, sai do número dele
- App: cada profissional instala no próprio celular e entra com o login dele
Passo a passo: Como ativar os lembretes automáticos, Personalizar as mensagens, Lembrete manual e Instalar no Android ou no iPhone.
Parte 5 — Quando fizer falta
Nada disso precisa estar pronto na primeira semana:
- Repasse aos profissionais (plano Clínica) — regra por profissional, em percentual ou valor fixo, e o Clinvo calcula a cada atendimento. Veja Comissão por profissional
- Pacotes de sessões, recebimento parcial e saldo do paciente (planos Profissional e Clínica) — veja Como registrar um pagamento
- Turmas e alunos com mensalidade — veja Studio de Pilates: por onde começar
- A mesma ficha de avaliação para todos (planos Profissional e Clínica) — defina o modelo padrão da clínica em Fichas personalizadas
- Convênio (planos Profissional e Clínica) — veja Faturamento de convênios
O que fazer quando…
| Situação | O que fazer | Onde está explicado |
|---|---|---|
| Um profissional vai tirar férias | Bloquear as datas na disponibilidade dele | Disponibilidade |
| Um profissional saiu da clínica | Desativar o usuário: ele perde o acesso, o histórico fica e a vaga do plano volta a ficar livre | Membros da equipe |
| Alguém da equipe não consegue entrar | Gerar uma nova senha pelo ícone de chave, na tela Equipe | O novo usuário não consegue acessar |
| Vai entrar um quarto profissional | Na tela Equipe, o link Adicionar assentos leva à Assinatura, onde você inclui profissionais (R$ 40/mês cada, no plano Clínica) | Planos e preços |
| A recepção precisa ver o prontuário | Pelo padrão ela não vê. Só libere com um perfil customizado, se for mesmo necessário | Perfis de acesso |
Qual plano escolher
- Profissional (R$ 89/mês) — 1 profissional e secretárias grátis e ilimitadas. É o plano de quem atende sozinho e tem secretária.
- Clínica (R$ 149/mês) — 3 profissionais incluídos, contando o Administrador, com agenda própria para cada um, controle de comissão e secretárias grátis e ilimitadas. A partir do quarto profissional, R$ 40/mês cada.
O Essencial não tem acesso para secretária. A clínica cresceu além de três profissionais? Veja Clínica com equipe grande: por onde começar.
Comparativo completo: Planos e preços.
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