Este guia é para quem atende sem equipe: consultório próprio, sala alugada por período ou atendimento na casa do paciente. Ele não repete o passo a passo de cada tela: mostra a ordem que deixa a agenda funcionando primeiro e aponta o artigo detalhado de cada etapa.
Você não precisa fazer tudo no primeiro dia. As etapas 1 a 3 levam poucos minutos e evitam retrabalho; o resto entra conforme os atendimentos acontecem.
Acabou de criar a conta? O card Primeiros passos, dentro do sistema, já leva você pelo primeiro paciente, o primeiro agendamento e a primeira evolução. Este guia começa um pouco antes (o que ajustar para a agenda abrir certa) e vai até a rotina.
Antes do primeiro paciente
1. Ajuste o serviço e o valor
Em Serviços, edite o serviço que veio pronto na sua conta: nome, duração e preço. Ele nasce com valor zero, e é esse valor que aparece preenchido na cobrança de cada atendimento.
Tem avaliação e sessão com duração ou valor diferentes? Crie um serviço para cada.
Passo a passo: Cadastrar serviços.
2. Defina seus horários
Em Configurações → Disponibilidade, marque os dias e os horários em que você atende. Atende de manhã e à noite? Use dois intervalos no mesmo dia. Os horários sugeridos ao agendar saem daqui, e feriado ou viagem se resolve bloqueando a data.
Passo a passo: Configurar disponibilidade.
3. Coloque seus dados nos documentos
- Configurações → Meu Perfil — nome completo e registro profissional (CREFITO, CRP, CRN, conforme a sua área). Eles saem no rodapé do atestado e do relatório
- Configurações → Minha Clínica — nome do consultório, endereço, telefone e logo. Mesmo atendendo sozinho, é daqui que sai o cabeçalho dos documentos. Atende como pessoa física? O campo CNPJ / CPF aceita o seu CPF, e é opcional
Passo a passo: Editar meu perfil e Configurar dados da clínica.
Na primeira semana
4. Cadastre os pacientes e monte a agenda
No cadastro do paciente, só o nome é obrigatório: telefone, WhatsApp e endereço você completa depois. Para quem vem toda semana no mesmo horário, use a repetição no agendamento em vez de marcar sessão por sessão.
Digitou no agendamento o nome de alguém que ainda não está cadastrado? O Clinvo oferece criar o paciente ali mesmo, sem sair da tela.
Passo a passo: Como cadastrar um paciente, Como criar um agendamento e Agendamentos recorrentes.
5. Registre o atendimento
- Na primeira sessão, a anamnese — na ficha do paciente, aba Anamnese
- A cada sessão, a evolução — na Agenda, clique no agendamento e em Registrar evolução. A evolução já fica ligada àquele atendimento
- Se quiser, a assinatura do paciente — ao fim do atendimento, o paciente assina com o dedo na tela e a evolução fica bloqueada contra edição. Disponível em todos os planos
Passo a passo: Anamnese, Evoluções e Assinatura do paciente.
6. Marque o status e registre o pagamento
Depois de cada atendimento, mude o status do agendamento para Concluído (ou Falta, se o paciente não veio): é isso que alimenta o relatório de comparecimento.
O pagamento se lança no próprio agendamento, no card Pagamento, sem ir até o Financeiro. Com o valor do serviço preenchido, a cobrança já abre com ele.
Passo a passo: Status das consultas e Registrar o pagamento direto pelo agendamento.
7. Avise o paciente pelo WhatsApp
Há dois jeitos, e eles saem de números diferentes:
- Lembrete manual (todos os planos) — o botão Enviar lembrete, no agendamento, abre o seu WhatsApp com a mensagem pronta. Quem envia é você, do seu número
- Lembrete automático (planos Profissional e Clínica) — o Clinvo manda a confirmação quando o agendamento é criado e o lembrete antes da sessão (24 horas antes, por padrão), pelo número do Clinvo. Vale para o paciente com WhatsApp no cadastro e a caixa Aceita receber notificações por WhatsApp marcada
Passo a passo: Lembrete manual e Como ativar os lembretes automáticos.
8. Instale o app no celular
Com o app, a agenda do dia, a ficha do paciente, a evolução e o pagamento ficam no bolso. No Android, baixe na Google Play; no iPhone, instale pelo Safari.
Passo a passo: Instalar no Android e Instalar no iPhone.
Atende na casa do paciente?
O caminho é o mesmo, com quatro ajustes:
- Instale o app antes do primeiro atendimento. Pelo celular você abre a agenda do dia, registra a evolução na hora, colhe a assinatura do paciente na tela e, nos planos Profissional e Clínica, anexa foto de exame pela câmera
- Tenha um serviço só para o domiciliar, se a duração ou o valor forem diferentes. Se quiser reservar o tempo de deslocamento, inclua-o na duração. Quem marcou Na casa do paciente nas perguntas de boas-vindas já tem o serviço Atendimento domiciliar (60 minutos, valor zero): ajuste o valor
- Guarde o endereço no cadastro do paciente, na seção Endereço
- Use o botão Conversar, no agendamento, para abrir a conversa com o paciente no seu WhatsApp sem texto pronto — para avisar que está a caminho, por exemplo
O app precisa de internet para funcionar. Em local sem sinal, registre a evolução assim que voltar a ter conexão.
O que fazer quando…
| Situação | O que fazer | Onde está explicado |
|---|---|---|
| O paciente faltou | Marcar o status Falta — entra no relatório de comparecimento | Status das consultas |
| Feriado, férias ou congresso | Bloquear a data em Disponibilidade. Os agendamentos já marcados não são cancelados sozinhos | Disponibilidade |
| O paciente comprou um pacote de sessões | Registrar o pacote e cobrar cada sessão dele (Profissional e Clínica) | Pacote de sessões |
| O paciente pagou só uma parte | Registrar o recebimento parcial (Profissional e Clínica) | Recebimento parcial |
| O paciente pediu atestado ou relatório | Aba Documentos na ficha do paciente (Profissional e Clínica) | Documentos clínicos |
| Precisa entregar o prontuário em PDF | Exportar o prontuário, depois de ativar em Minha Clínica (Profissional e Clínica) | Exportar o prontuário |
| Quer ver quanto recebeu no mês | Menu Relatórios (completo nos planos Profissional e Clínica; no Essencial, os pagamentos ficam na tela Financeiro) | Analisar receita por período |
Qual plano escolher
- Essencial (R$ 39/mês) — agenda, prontuário (anamnese, evolução e assinatura do paciente), financeiro básico (recebeu ou não recebeu), lembrete manual pelo seu WhatsApp e o app. Serve para quem cobra sessão a sessão e prefere avisar o paciente pessoalmente.
- Profissional (R$ 89/mês) — tudo do Essencial, mais lembrete automático pelo WhatsApp, pacotes de sessões, recebimento parcial e saldo do paciente, atestado e relatório, anexos de exames, fichas personalizadas por especialidade e secretária grátis, se um dia você contratar uma.
Contratou uma secretária ou chamou um colega para atender junto? Siga o guia Clínica pequena: por onde começar.
Comparativo completo: Planos e preços.
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