O Clinvo permite agendar vários pacientes no mesmo horário para serviços como Pilates Clínico, RPG, hidroterapia em grupo ou qualquer outra modalidade coletiva. Cada participante mantém seu próprio agendamento (com status, observações e pagamento independentes), mas todos aparecem agrupados na agenda em um único card.
A funcionalidade não vem ativada por padrão — você precisa habilitar primeiro nas configurações da clínica e depois marcar quais serviços são em grupo.
Quando usar agendamento em grupo
Use esse recurso quando vários pacientes compartilham o mesmo horário com o mesmo profissional:
- Pilates Clínico — turmas de 4 a 8 pacientes
- RPG (Reeducação Postural Global) — sessões coletivas
- Aulas de pilates funcional, treinamento em grupo
- Hidroterapia em grupo
- Pequenos grupos de fisioterapia para idosos
Para atendimentos individuais (sessão 1-a-1 de fisioterapia, avaliações, atestados), não ative o modo grupo — o comportamento padrão já é o ideal.
Passo 1 — Ativar agendamentos em grupo na clínica
Esta etapa é feita uma única vez pelo administrador da clínica.
- No menu lateral, vá em Configurações › Minha Clínica
- Na seção Agendamentos, ative o toggle Permitir agendamentos em grupo
- Clique em Salvar
A partir daí, a opção de marcar serviços como em grupo aparece no cadastro de serviços.
Esta configuração afeta toda a clínica. Para desativar depois, é necessário primeiro cancelar ou remarcar todos os agendamentos em grupo ativos.
Passo 2 — Marcar o serviço como em grupo
Cada serviço (Pilates, RPG, etc.) precisa ser configurado individualmente.
- Acesse Serviços no menu lateral
- Clique no botão + Novo Serviço ou em Editar num serviço existente
- Preencha os dados normais (nome, duração, preço, cor)
- Marque a opção Aula/sessão em grupo
- Defina o campo Vagas por sessão (entre 2 e 50)
- Clique em Salvar
Na lista de serviços, os serviços em grupo aparecem com uma etiqueta com o número de vagas (ex: 6 vagas) ao lado do nome.
A capacidade vale para cada sessão (cada horário). Por exemplo, “Pilates · 6 vagas” significa que cada turma — segunda às 7h, segunda às 8h, terça às 7h, etc. — comporta até 6 pacientes.
Como criar o primeiro paciente de uma sessão
A criação é igual a qualquer agendamento individual:
- Na Agenda, clique em + Novo Agendamento
- Selecione o paciente
- Selecione o serviço em grupo (ex: Pilates Clínico)
- Escolha profissional, data e horário
- Clique em Salvar
O agendamento aparece na agenda com o ícone de grupo (👥) e o contador 1/6 (ou o tamanho da turma).
Como adicionar mais pacientes à mesma sessão
Para incluir um segundo, terceiro paciente etc. no mesmo horário:
- Clique no card da sessão na agenda
- No painel lateral, clique em Adicionar paciente
- Selecione o paciente
- Confirme
O contador atualiza automaticamente (ex: 3/6). Pacientes que já estão na sessão não aparecem na lista de seleção, evitando duplicatas.
O botão Adicionar paciente só aparece quando há vaga disponível.
Visualizando uma sessão em grupo
Ao clicar num card de sessão em grupo, o painel lateral mostra:
- Lista de participantes com nome e status individual de cada um
- Botões de ação por paciente:
- ✏️ Editar — abre o formulário de edição daquele paciente específico
- 🗑️ Remover — exclui apenas aquele participante (não afeta os demais)
- Serviço, profissional e horário da sessão
- Botão “Adicionar paciente” (se houver vaga)
Diferente dos agendamentos individuais, no painel de grupo não há botões globais de Editar/Excluir/mudar Status — essas ações são sempre por participante, evitando ambiguidade.
Editar, cancelar ou remover um paciente do grupo
Cada participante é independente:
- Editar (notas, mudar status, mudar horário): clique no ✏️ ao lado do nome do paciente
- Cancelar (preserva histórico): edite o paciente e mude o status para Cancelado
- Excluir (remoção definitiva): clique no 🗑️ ao lado do nome
Cancelar ou excluir um paciente não afeta os outros participantes da mesma sessão.
Recorrência em grupo
Você pode criar agendamentos em grupo recorrentes — útil para turmas fixas de Pilates toda segunda e quarta, por exemplo.
- Crie o primeiro agendamento do paciente normalmente
- Ative Repetir agendamento
- Escolha os dias da semana e até quando repetir
Para cada paciente adicional da turma, repita o processo no mesmo horário/dia. O sistema reconhece que é a mesma sessão e agrupa automaticamente em cada data.
Se um paciente faltar em uma data específica, cancele apenas aquela sessão dele — as demais semanas continuam.
Capacidade por plano
| Plano | Vagas máximas por sessão |
|---|---|
| Essential | até 4 vagas |
| Profissional | até 50 vagas |
| Clínica | até 50 vagas |
Se você precisa de turmas maiores, faça upgrade para o plano Profissional. A capacidade é definida em cada serviço — você pode ter serviços com 2, 4 ou outra quantidade de vagas dentro do limite do seu plano.
Regras e limites
| Regra | Comportamento |
|---|---|
| Capacidade por sessão | Definida no serviço, respeitando o limite do plano (Essential: 4, Profissional/Clínica: 50). Quando atingida, o slot some da lista de disponíveis |
| Mistura de serviços | Não é permitido. Se o slot tem Pilates, não dá pra agendar Fisio Individual no mesmo horário |
| Paciente duplicado | O sistema bloqueia adicionar o mesmo paciente duas vezes na mesma sessão |
| Cancelados não ocupam vaga | Se 3 cancelam de uma turma de 6, a turma volta a aceitar novos participantes |
| Reduzir capacidade | Você não pode reduzir a capacidade do serviço abaixo do número de pacientes ativos em alguma sessão existente |
Impacto em outras funcionalidades
- Lembretes WhatsApp — não são enviados para agendamentos em grupo, independentemente do plano. As mensagens automáticas atuais não distinguem aulas coletivas de atendimentos individuais; a comunicação com a turma deve ser feita manualmente (ou pelos grupos de WhatsApp da clínica)
- Pagamentos — cada participante tem seu próprio pagamento (cada paciente paga sua mensalidade/sessão)
- Prontuário/Evolução — cada paciente mantém seu próprio prontuário; uma sessão em grupo gera evoluções individuais
- Relatórios — cada agendamento conta separadamente nos relatórios de receita e atendimentos
- Google Agenda — se você sincroniza, cada participante vira um evento separado no Google Agenda
Dúvidas frequentes
Os pacientes recebem lembrete no WhatsApp? Não. Agendamentos em grupo não disparam mensagens automáticas de WhatsApp, em nenhum plano. As mensagens automáticas atuais foram escritas para atendimentos individuais e podem confundir alunos de aulas coletivas. Você pode confirmar manualmente ou usar grupos de WhatsApp próprios da turma.
Posso ter Pilates Clínico (grupo) e Fisioterapia Individual no mesmo dia, no mesmo profissional? Sim, sem problema. O que não pode é misturar os dois no mesmo horário — Pilates às 7h e Fisio Individual às 8h funciona normalmente.
Como sei quantas vagas ainda tenho numa sessão? O card na agenda mostra o contador (ex: 3/6). No painel de detalhes, você vê a lista completa de participantes ativos.
O paciente sabe que faz aula em grupo? Hoje, a mensagem de WhatsApp não diferencia individual e grupo — você pode complementar essa informação no momento da confirmação humana, se necessário.
Posso editar a capacidade de um serviço depois? Sim. Você pode aumentar a qualquer momento. Para reduzir, é preciso que nenhuma sessão existente tenha mais participantes ativos que a nova capacidade — caso contrário o sistema bloqueia.
E se eu desativar “Permitir agendamentos em grupo” na clínica? Os agendamentos já existentes continuam funcionando, mas você precisa primeiro cancelar/remarcar todas as sessões ativas para conseguir desativar a flag global. Os serviços marcados como grupo continuam visíveis no formulário com um aviso de configuração órfã.
Preciso de algum plano específico para usar agendamentos em grupo? O recurso está disponível em todos os planos, mas a capacidade máxima depende do plano: Essential permite até 4 vagas por sessão (suficiente para turmas pequenas de Pilates ou RPG), enquanto Profissional e Clínica permitem até 50 vagas. Faça upgrade se precisar de turmas maiores.
Posso remarcar uma sessão em grupo inteira? Não diretamente. Por enquanto, ao remarcar um paciente, ele é movido individualmente (deixa o grupo do horário antigo e fica solto no novo). Para mudar o horário da turma inteira, é melhor cancelar todos os agendamentos no horário antigo e recriar no novo.