Registrar o pagamento do convênio e as glosas

Quando o dinheiro do convênio cai na conta, ele vem acompanhado de um demonstrativo: uma lista do que foi pago por guia e do que foi glosado — recusado, no todo ou em parte. Registrar isso no Clinvo é o que fecha o ciclo e faz a receita aparecer no lugar certo.

Esta parte exige a permissão Registrar pagamento e glosa de convênio, que por padrão é só do Administrador. Quem tem apenas Faturar convênios não vê a aba Pagamentos. E quem tem só a de registrar pagamento, sem a de faturar — um contador, por exemplo —, abre Convênios e encontra apenas os pagamentos.

Registrar o pagamento

1. Acesse Convênios → aba Pagamentos
2. Clique em Registrar pagamento do convênio
3. Preencha o cabeçalho:
   • Convênio
   • Data do crédito — o dia em que o dinheiro entrou. É essa data que vale para a receita
   • Nº do demonstrativo — o número do documento que o convênio mandou
   • Lote (opcional) — se o pagamento corresponde a um lote específico, escolher aqui já traz as guias dele
4. Para cada guia, informe quanto o convênio pagou
5. Lance as glosas que houver (abaixo)
6. Clique em Registrar pagamento

A lista começa pelas guias com valor a receber. Para lançar algo numa guia que já foi recebida — uma glosa ou um débito que o convênio informou depois —, marque Mostrar guias já recebidas. O botão Preencher com o a receber coloca em cada guia o valor que falta, e você só corrige as que vieram diferentes no demonstrativo.

Se duas pessoas (ou duas abas) lançarem um pagamento na mesma guia ao mesmo tempo, só o primeiro é gravado. O segundo recebe o aviso de que outro pagamento acabou de ser registrado: atualize a tela e confira o que ainda falta antes de lançar de novo.

Lançar uma glosa

Na linha da guia, clique em Glosar sessão e informe:

• Sessão — qual sessão foi recusada, ou Guia inteira quando o convênio recusou tudo
• Motivo (tabela 38) — o código de 4 dígitos que o convênio informou no demonstrativo
• Glosa (R$) — o valor recusado

A glosa reduz o valor da cobrança daquela guia. Ela não é um estorno nem um desconto: é o convênio dizendo que não vai pagar aquilo. O efeito é que a guia passa a valer menos, e o que sobra a receber é recalculado.

Exemplo: guia de 2 sessões a R$ 85, total R$ 170. O convênio paga R$ 85 e glosa a outra sessão. Resultado:

Se o convênio glosar a guia inteira e não pagar nada, a cobrança é encerrada como Glosada.

Glosa depois de a guia estar paga

Às vezes o convênio paga a guia inteira e, num demonstrativo seguinte, glosa uma sessão e desconta o valor do pagamento daquele mês. Para o Clinvo, os dois lançamentos vão juntos no mesmo demonstrativo: a glosa da sessão e o débito do convênio, que é o “Valor pago” negativo na mesma guia.

1. Em Registrar pagamento do convênio, marque Mostrar guias já recebidas
2. Na guia, clique em Glosar sessão e lance a glosa
3. O Clinvo avisa que a guia já tinha recebido e mostra o botão Lançar débito de −R$ …, que preenche o valor certo em “Valor pago”
4. Registre o pagamento

A glosa sozinha é recusada, de propósito: sem o débito a guia ficaria como paga com mais dinheiro recebido do que vale, e essa diferença não é saldo de ninguém.

Exemplo: guia de R$ 170, paga por inteiro em setembro. Em outubro o convênio glosa uma sessão de R$ 85 e desconta esse valor do pagamento do mês. No demonstrativo de outubro, lance nessa guia a glosa de R$ 85 e o valor pago de −R$ 85,00. A guia passa a valer R$ 85, com R$ 85 recebidos. As outras guias do demonstrativo entram normalmente, com o que o convênio pagou por elas.

Recurso de glosa

Toda glosa nasce como Aceita — ou seja, você concorda e o valor foi perdido. Se for recorrer, abra a guia e clique em Entrar com recurso na glosa.

O recurso em si é feito junto ao convênio, pelos canais dele. No Clinvo você registra em que pé está, para não perder o acompanhamento.

Se uma glosa Revertida voltar a ser mantida depois que o convênio já pagou o valor dela, registre antes o débito do convênio (um pagamento negativo naquela guia) e só depois mude a glosa. O Clinvo avisa se a ordem estiver trocada.

Como isso aparece no caixa

O pagamento do convênio entra como receita na data do crédito — uma vez só, no valor que de fato entrou. Ele aparece nos relatórios junto com o resto, e na divisão de receita por origem você vê separado quanto veio de particular, de mensalidade e de convênio.

Duas coisas que não acontecem, de propósito:

• O valor do convênio não vira saldo do paciente. Quem pagou foi o convênio, então não há saldo nenhum a favor da pessoa por causa disso.
• A cobrança do convênio não entra no relatório financeiro do paciente. Lá ficam só as cobranças dele: sessões particulares, pacotes, mensalidades e coparticipação.

Comissão do profissional

Quando a clínica paga comissão por atendimento, a sessão coberta por convênio gera comissão pela guia, quando ela é paga — não pela coparticipação. Sessão glosada por inteiro não gera comissão, porque não entrou dinheiro por ela.

Desfazer um lançamento

Errou o valor ou lançou no convênio errado? Abra o pagamento e clique em Desfazer.

Desfazer remove os recebimentos daquele lançamento, reverte as glosas dele e recalcula a guia — que volta exatamente ao estado anterior, com o valor cheio a receber. As comissões que tinham sido geradas também são desfeitas. Depois é só lançar de novo, certo.

Quando um lançamento posterior depende deste — por exemplo, um débito de glosa que abate o que este pagamento lançou —, desfaça primeiro o mais recente. O Clinvo recusa a ordem inversa e diz qual desfazer antes.

Dúvidas frequentes

O convênio pagou a menos, sem glosar nada. O que faço? Registre o valor que entrou de verdade. A guia fica como Recebida em parte e o que falta continua em “a receber”, até você receber a diferença ou registrar a glosa correspondente quando o convênio informar.

O convênio pagou depois um valor que tinha glosado. Se você tinha registrado o recurso, marque a glosa como Revertida — o valor volta a ser devido. Em seguida registre o pagamento normalmente.

O convênio descontou de um pagamento um valor pago a mais antes. Registre um pagamento com valor negativo na guia correspondente. O Clinvo aceita até o total que já tinha sido recebido daquela guia.

Posso registrar um pagamento sem ter gerado o lote? Pode. O lote é opcional no lançamento — ele só facilita, trazendo as guias daquele arquivo. O que importa é a guia.

Meu plano caiu para o Essencial. Consigo receber o que o convênio ainda deve? Sim. Dinheiro já faturado sempre pode ser recebido. Enquanto houver guia fechada, Convênios abre só com os pagamentos, e no Financeiro o card Convênios mostra quanto ainda falta receber, com o botão Registrar pagamento do convênio. O que deixa de existir é fechar guias novas e gerar lotes. O mesmo vale se a clínica desligar o faturamento de convênios em Configurações.