Fechar a guia e gerar o arquivo XML do lote

Com as sessões atendidas, o faturamento tem duas etapas: fechar a guia (uma por autorização) e gerar o lote (o arquivo XML que você envia no portal do convênio, com uma ou várias guias dentro).

Fechar a guia

1. Acesse Convênios → aba Guias
2. Encontre a guia em Rascunho e clique em Fechar guia
3. Confira as sessões que vão entrar. Só aparecem as marcadas como realizadas — falta e sessão cancelada nunca entram
4. Escreva uma observação na guia, se o convênio pedir
5. Confirme

Ao fechar, três coisas acontecem de uma vez:

• A guia recebe uma cópia fixa de tudo que será cobrado: valores, códigos, datas, dados do profissional e do paciente. É essa cópia que vai para o arquivo e para o PDF — reajustar a tabela depois não muda o que já foi cobrado.
• Nasce a cobrança no Financeiro, no valor total da guia, marcada como Convênio.
• As sessões ficam travadas contra edição.

Se algo estiver faltando

Antes de fechar, o Clinvo confere o que o padrão exige e mostra o que falta, com a frase de quem resolve. Por exemplo:

Falta o CBO de Ana Souza. Ela preenche em Meu perfil, ou o administrador em Configurações › Equipe.

Os pontos conferidos são o Registro ANS, a identificação da clínica (CPF/CNPJ e CNES), a carteirinha, a senha e as datas, a quantidade faturada contra a autorizada, e os dados de conselho e CBO de quem solicitou e de quem executou. Corrija e feche de novo.

A cobrança do convênio no Financeiro

A cobrança da guia aparece no Financeiro com o selo Convênio e uma particularidade: ela não tem as ações comuns. Não dá para receber com um clique, editar, cancelar nem excluir por ali. No lugar disso há Abrir guia, que leva de volta ao módulo.

O motivo é que quem manda nesse valor é o convênio: o que ele pagou e o que glosou é registrado na aba Pagamentos do módulo, e o Financeiro apenas reflete. Mexer por fora faria as duas telas divergirem.

Essa cobrança também não entra no Financeiro do paciente e não gera saldo para ele — quem deve é o convênio, não a pessoa. No Financeiro, use o filtro Origem para separar o que é do paciente e o que é do convênio.

O card de convênios

No topo do Financeiro aparece um resumo com dois números que não se confundem:

• A faturar — sessões realizadas que ainda não entraram numa guia fechada. Ainda não é cobrança.
• A receber — guias fechadas que o convênio ainda não pagou.

Reabrir ou cancelar uma guia

• Reabrir volta a guia para rascunho e apaga a cobrança. Só é possível enquanto não houver nenhum recebimento e a guia não estiver em um lote. É o caminho para corrigir uma sessão errada.
• Cancelar encerra a guia e libera as sessões, que voltam a poder ser faturadas em outra guia.

Gerar o lote

1. Acesse Convênios → aba Lotes
2. Clique em Novo lote
3. Escolha o convênio — a lista mostra as guias fechadas fora de lote
4. Marque as guias que vão no arquivo
5. Confira a prévia
6. Confirme

Na prévia, o Clinvo confere o arquivo contra as regras oficiais do padrão TISS antes de gerar. Se algo não passar, ele mostra o erro já traduzido e ligado à guia em que está — e não gera nada. Assim o problema aparece aqui, e não depois de o convênio recusar.

Gerado o lote, clique em Baixar para salvar o arquivo XML e faça o upload dele no portal do convênio.

É você quem envia. O Clinvo prepara e confere o arquivo; o envio é feito por você, no portal, como já era antes.

Acompanhar o lote

Depois de enviar no portal, volte ao lote e registre o que aconteceu:

• Marcar lote como enviado — informe o protocolo que o portal devolveu e a data. É o seu comprovante.
• Marcar lote como rejeitado — informe o motivo. Serve para você lembrar o que corrigir.
• Descartar — desfaz o lote e devolve as guias para “fechadas, fora de lote”, prontas para entrar em outro.

O arquivo não é gerado de novo

O arquivo que você baixa é exatamente o que foi gerado e guardado — byte por byte. Não existe “gerar de novo”, porque o arquivo é um documento de cobrança e precisa continuar igual ao que você enviou.

Para corrigir algo: descarte o lote, ajuste (reabrindo a guia, se precisar) e gere um lote novo, com número novo. O número antigo não é reaproveitado, e isso é proposital — números repetidos confundem a conferência do convênio.

Dúvidas frequentes

Quantas guias cabem num lote? O padrão permite até 100, e você pode definir um número menor por convênio no cadastro. Todas as guias de um lote precisam ser do mesmo convênio.

O convênio recusou o arquivo mesmo passando na conferência. E agora? A conferência do Clinvo cobre as regras do padrão, mas cada convênio pode ter exigências próprias (nome do arquivo, arquivo compactado, campos que só ele pede). Anote o motivo em Marcar lote como rejeitado, ajuste o que ele pediu e gere um lote novo. Se for uma regra fixa daquele convênio, fale com o suporte — várias delas são configuráveis no cadastro dele.

Posso fechar a guia antes de todas as sessões? Em geral sim, e é o comum em tratamento longo: fatura-se o que foi feito no mês. Só não é possível quando o convênio exige a autorização completa e você marcou essa opção no cadastro dele.

Preciso imprimir a guia em PDF? Para enviar, não — o que vale é o arquivo XML. O PDF serve para a assinatura do paciente a cada sessão e para o seu arquivo, e alguns convênios pedem a via assinada em auditoria.

Posso juntar guias de convênios diferentes no mesmo arquivo? Não. O padrão exige um lote por convênio.