A autorização é o que o convênio liberou para aquele paciente: uma senha, uma quantidade de sessões e um prazo de validade. É ela que liga as sessões da agenda à guia que você vai faturar depois.
Registrar uma autorização
- Acesse Convênios → aba Autorizações
- Clique em + Nova autorização
- Preencha:
- Paciente e carteirinha
- Procedimento — da tabela de preços do convênio. O valor por sessão vem daqui
- Quantidade autorizada — quantas sessões o convênio liberou
- Senha — o código que o convênio devolveu ao autorizar
- Data da autorização e validade da senha
- Indicação clínica — o motivo do tratamento, copiado do pedido médico. A maioria dos convênios exige
- CID (opcional)
- Quem solicitou — um profissional da sua clínica ou um médico de fora. Sendo de fora, preencha nome, conselho, número e UF como estão no pedido
- Clique em Cadastrar
Já no cadastro você pode marcar as sessões que existem na agenda para vincular à autorização.
A autorização nasce com uma guia em rascunho e um número. É por isso que dá para imprimir a guia em branco antes das sessões começarem — com as linhas de data e assinatura para o paciente assinar a cada atendimento.
Os status da autorização
Só Cancelada é uma decisão sua. Os outros o Clinvo calcula sozinho:
| Status | O que significa |
|---|---|
| Ativa | Ainda tem sessão disponível e a senha está no prazo |
| Esgotada | As sessões liberadas acabaram |
| Vencida | A validade da senha passou |
| Cancelada | Você cancelou — as sessões são desvinculadas e voltam a ser particulares |
Na lista, as autorizações a menos de 15 dias do fim da validade ficam destacadas: renovar leva alguns dias e vale começar antes.
Marcar as sessões pela agenda
Ao criar um agendamento para um paciente que tem autorização ativa para aquele serviço, aparece o bloco Cobrir esta sessão por convênio?, listando as autorizações disponíveis com quantas sessões restam e até quando valem.
- A opção nunca vem marcada — quem decide se a sessão é do convênio ou particular é você.
- Escolhendo Particular — sem convênio, nada muda: a sessão segue como qualquer outra.
- Trocando o paciente, o serviço ou a data, a escolha zera. É proposital: a autorização é de um paciente e um procedimento específicos.
Marcando uma série de uma vez
Com a repetição ligada, a cobertura vale para as datas da série em ordem, até o saldo autorizado acabar. As que sobrarem ficam particulares, e o Clinvo avisa quais foram:
2 sessões ficaram sem cobertura do convênio: 14/10, 16/10
Isso resolve o caso comum de montar o mês inteiro de uma vez com 10 sessões autorizadas: as 10 primeiras entram na autorização e o resto você trata como quiser.
Vinculando uma sessão que já existe
Dá para vincular sessões já marcadas pelo detalhe da autorização, em Vincular sessões. É o caminho quando a autorização chega depois de a agenda já estar montada.
Uma sessão que já foi lançada com uma cobrança de convênio antiga (a forma de pagamento “Convênio”, do jeito antigo) não pode ser vinculada: o valor seria contado duas vezes. Cancele a cobrança antiga primeiro.
Como a sessão do convênio aparece na agenda
No detalhe do agendamento, o card de pagamento mostra o convênio, a autorização, a posição da sessão (“sessão 5 de 10”) e até quando a senha vale. Quando a guia já foi fechada, mostra também o número dela.
O que não aparece é o botão de registrar pagamento comum — no lugar dele fica Registrar coparticipação. O motivo é simples: o que o convênio paga não é lançado aqui, e sim quando você fecha a guia.
Um aviso em amarelo aparece quando a autorização não está mais ativa ou quando a sessão caiu fora da validade da senha. Ele não impede nada — só avisa antes de a guia ser recusada pelo convênio.
Cobrar a coparticipação
Coparticipação é a parte que o paciente paga na clínica, quando o plano dele prevê isso. Ela é uma cobrança comum, do paciente, e aparece no Financeiro como qualquer outra.
- No detalhe do agendamento, clique em Registrar coparticipação
- Informe o valor e a forma de pagamento
- Salve
No Financeiro, essa cobrança recebe a marca Coparticipação, e continua com tudo que uma cobrança normal tem: receber com um clique, editar, cancelar.
Registrar coparticipação exige permissão de Financeiro, porque é dinheiro do paciente entrando. Quem só fatura convênios não vê esse botão.
O que trava depois que a guia é fechada
Enquanto a guia está em rascunho, as sessões são editadas normalmente. Depois de fechada, a sessão faz parte de um documento de cobrança já emitido — então o Clinvo recusa mudar paciente, serviço, data ou status, e recusa excluir. A mensagem diz qual guia reabrir.
Isso vale também para excluir o paciente: paciente com guia fechada não é excluído. A guia fechada é documento de cobrança do convênio e fica no histórico — mesmo depois de recebida. Guia que ainda não teve pagamento pode ser cancelada em Convênios → Guias; se já houve pagamento, marque o paciente como Inativo no cadastro em vez de excluir.
Dúvidas frequentes
O paciente faltou. A sessão entra na guia? Não. Só entram na guia as sessões marcadas como realizadas. Falta e sessão cancelada nunca são faturadas.
Posso usar a mesma autorização para dois procedimentos diferentes? Não. Cada autorização é de um procedimento. Se o convênio liberou dois, registre duas autorizações.
A senha venceu no meio do tratamento. O que faço? Peça a renovação ao convênio e registre uma autorização nova com a senha nova. As sessões feitas dentro do prazo antigo continuam na autorização antiga e podem ser faturadas normalmente.
Cancelar a autorização apaga as sessões da agenda? Não. As sessões continuam lá; elas apenas deixam de estar cobertas pelo convênio e voltam a ser particulares.
Marquei a sessão como convênio por engano. Enquanto a guia não foi fechada, edite o agendamento e desvincule pelo detalhe da autorização.