Esses são os cadastros que você faz uma vez e quase não mexe depois. Eles ficam na aba Cadastro do módulo Convênios.
Cadastrar um convênio
- Acesse Convênios no menu lateral e abra a aba Cadastro
- Clique em + Novo convênio
- Preencha:
- Nome — como você chama o convênio no dia a dia
- Registro ANS — o número de registro do convênio na ANS, com 6 dígitos. Está no contrato e no portal do convênio
- Como o convênio identifica a clínica — CNPJ, CPF ou um código de prestador que o convênio tenha dado a você. Na dúvida, use o mesmo que aparece nas guias que você já envia
- Clique em Cadastrar
Opções de envio
Cada convênio tem o seu jeito de receber o arquivo, e o Clinvo deixa isso configurável para você não precisar mudar nada na hora de enviar:
- Guias por lote — quantas guias vão em cada arquivo. O padrão do TISS é no máximo 100, e alguns convênios pedem menos.
- Numeração das guias — o Clinvo numera sozinho, em sequência. Se o seu convênio exige que o número da guia do prestador seja igual ao número que ele mesmo forneceu, troque para essa opção.
- Exige senha — marque se o convênio não aceita guia sem senha de autorização. Com a opção ligada, o Clinvo avisa antes de fechar uma guia sem senha.
- Exige indicação clínica — marque se o convênio recusa guia sem o motivo do tratamento.
- Só fechar guia com todas as sessões realizadas — alguns convênios (é o caso da GEAP) só aceitam a guia depois que todas as sessões autorizadas foram feitas. Com a opção ligada, o Clinvo impede o fechamento antecipado.
- Codificação do arquivo — deixe como está, a não ser que o validador do seu convênio recuse o arquivo mesmo com tudo certo. Nesse caso, converse com o suporte antes de mudar.
Essas opções valem por convênio. Dois convênios podem ter regras diferentes sem um atrapalhar o outro.
Montar a tabela de preços
É aqui que você registra quanto o convênio paga por cada procedimento. Sem isso, o Clinvo não sabe o valor de cada sessão faturada.
- Na aba Cadastro, clique no convênio
- Na seção de procedimentos, clique em + Novo procedimento
- Preencha:
- Tabela — de onde vem o código. Na prática é 22 (TUSS) para os códigos padronizados, ou 00 (tabela própria) quando o convênio usa a numeração dele
- Código — o código do procedimento
- Descrição — o nome do procedimento como deve sair na guia
- Valor unitário — quanto o convênio paga por sessão
- Serviço do Clinvo (opcional) — liga o procedimento ao serviço da sua agenda
- Clique em Cadastrar
Muitos convênios usam tabela própria. Se os códigos do seu contrato não parecem com os da TUSS, é normal: escolha 00 (tabela própria) e use os códigos que estão no contrato.
O valor que o convênio paga costuma ser diferente do preço particular do mesmo serviço, e é isso que a tabela resolve: o particular continua no cadastro de Serviços, e o do convênio fica aqui.
Cadastrar a carteirinha do paciente
A carteirinha liga o paciente ao convênio. Sem ela não dá para registrar autorização.
Paciente novo: no próprio cadastro do paciente, escolha o Convênio e informe o Nº da carteirinha. Ao salvar, a carteirinha já nasce como principal. Plano, validade e as outras opções você completa depois, pela aba Convênio da ficha.
Paciente que já existe:
- Abra a ficha do paciente e vá na aba Convênio (ou use a aba Cadastro do módulo)
- Clique em + Nova carteirinha
- Preencha:
- Convênio
- Número da carteirinha — como está no cartão do paciente
- Plano (opcional) — o nome do plano dentro do convênio
- Validade (opcional)
- Recém-nascido — marque só no caso de atendimento a recém-nascido na carteirinha da mãe
- Principal — marque se for o convênio que o paciente usa normalmente
- Clique em Cadastrar
O mesmo paciente pode ter carteirinhas de convênios diferentes.
Carteirinha principal
O paciente com carteirinha tem sempre uma principal. É ela que aparece como convênio do paciente no cadastro, nos documentos clínicos e no app. O Clinvo cuida disso sozinho:
- a primeira carteirinha do paciente já nasce principal
- marcar outra como principal troca o convênio que aparece no cadastro
- excluir a principal passa a vez para outra carteirinha do paciente; se era a única, o convênio do cadastro fica em branco
Por isso, com o faturamento de convênios ligado, o convênio não se edita pelo cadastro do paciente — só pela aba Convênio. Assim o convênio do cadastro e o que vai nas guias nunca ficam diferentes.
Importar as carteirinhas que você já digitou
Se você já vinha anotando o convênio e o número da carteirinha na ficha dos pacientes, não precisa redigitar:
- Na aba Cadastro, clique em Importar carteirinhas do cadastro
- O Clinvo procura, em cada paciente, o convênio anotado e tenta casar com os convênios que você cadastrou — ignorando acentos e maiúsculas
- Confira a lista antes de confirmar
O que não casou aparece separado, com o nome que estava escrito, para você cadastrar o convênio que falta e rodar de novo.
Dúvidas frequentes
Onde encontro o Registro ANS do convênio? No contrato, no portal do prestador e no site da ANS. São 6 dígitos e não mudam.
Posso mudar o valor de um procedimento depois? Pode, e o valor novo vale para as guias que você fechar a partir daí. As guias já fechadas não mudam — elas guardam o valor que estava valendo no dia, que é o valor que foi cobrado do convênio.
Arquivei um convênio por engano. E as guias dele? Continuam no sistema e podem ser recebidas normalmente. Arquivar só tira o convênio das listas de escolha para cadastros novos.
Corrigi o número da carteirinha no cadastro do paciente, mas não mudou. Por quê? Com o faturamento de convênios ligado, o convênio do cadastro vem da carteirinha principal. A correção é feita na aba Convênio da ficha do paciente, editando a carteirinha.
Preciso cadastrar todos os procedimentos que o contrato tem? Não. Cadastre os que você realmente fatura. Dá para acrescentar outros a qualquer momento.