Planilha de controle de pacientes para fisioterapia: modelo com pacotes, faltas e a receber

A planilha de controle de pacientes costuma nascer no dia em que o primeiro pacote é vendido. Até ali, a agenda do celular e o extrato do banco davam conta: o paciente vinha, pagava e ia embora. Com o pacote chega a pergunta que nenhum dos dois responde — quantas sessões ainda restam para a Carla? — e, com ela, a primeira aba. Três meses depois, essa aba tem vinte colunas, uma delas chamada “pagou?”, e ninguém confia muito no que ela diz.

O problema não é usar planilha. É uma aba só tentar responder quatro perguntas diferentes: quem está em tratamento, o que aconteceu em cada horário, quanto resta de cada pacote e quem deve quanto. Cada pergunta tem um formato próprio e merece uma aba própria.

O modelo abaixo é para o consultório que cobra por sessão, por pacote ou pelos dois — o caso da maioria dos fisioterapeutas autônomos e das clínicas pequenas. Se você trabalha com plano mensal e vaga fixa em turma (Pilates, RPG, hidroterapia), a planilha do studio é a que serve. As fórmulas estão com os nomes em português e ponto e vírgula como separador, e funcionam igual no Google Planilhas e no Excel. As abas se chamam Pacientes, Sessões, Pacotes e Resumo; nas fórmulas, ‘Sessões’ vai entre aspas simples, que os dois programas aceitam em qualquer nome de aba.

Baixe a planilha pronta (arquivo .xlsx, abre no Excel e no Google Planilhas): as quatro abas com as fórmulas, as listas suspensas, os alertas coloridos e os exemplos deste artigo, que você apaga antes de começar. No arquivo, as colunas de fórmula já vêm preenchidas até a linha 300 (3.000 na aba Sessões) e, nas que dependem do nome do paciente ou do código do pacote, com um SE(A2="";"";…) na frente, para a linha vazia ficar em branco.

Aba 1 — Pacientes

Uma linha por paciente. É o cadastro e a situação de cada tratamento, não o prontuário.

Nomes e datas ilustrativos. Telefone, e-mail e data de nascimento entram em colunas à direita.

A coluna Sessões marcadas é fórmula: conta as sessões futuras do paciente na aba Sessões. Na linha 2:

=CONT.SES('Sessões'!C:C;A2;'Sessões'!D:D;"Agendado";'Sessões'!A:A;">="&HOJE())

Regras de preenchimento:

• Situação tem quatro valores: Em tratamento, Pausado, Alta e Abandonou. Use uma lista suspensa (validação de dados) para ninguém escrever “em trat.” ou “ok”. Alta e abandono não são a mesma coisa: quem recebeu alta com o objetivo atingido volta na próxima queixa; quem abandonou saiu sem fechar o tratamento. Misturar os dois esconde quantos pacientes você está perdendo no meio do caminho.
• Em tratamento com zero sessões marcadas é o alarme da aba. Uma formatação condicional que pinta a linha nessa combinação resolve. No exemplo, o Jorge cancelou a sessão de sexta e não marcou outra: é a ligação desta semana, não do mês que vem.
• Status em vez de apagar. A linha apagada leva junto o histórico de quem saiu, quando e por quê.
• Nada clínico nesta planilha. Queixa, diagnóstico e evolução ficam no prontuário, que tem regra própria de conteúdo, autoria e guarda — o artigo sobre prontuário no Word e no Google Docs mostra o que a norma pede de qualquer arquivo. A planilha de controle circula: é aberta no celular, compartilhada com a recepção, mandada por e-mail. Compartilhe só com quem precisa, nunca com “qualquer pessoa com o link”, e passe pelo checklist de LGPD para clínica.

Aba 2 — Sessões

Uma linha por sessão marcada, inclusive as que não aconteceram. É a aba mais longa e a que sustenta as outras três.

Trecho da aba, com valores ilustrativos.

Duas colunas são fórmula. Na linha 2:

• A receber: =SE(F2="";"";MÁXIMO(F2-G2;0))
• Situação: =SE(F2="";"";SE(G2>=F2;"Paga";SE(G2>0;"Parcial";"Pendente")))

Regras de preenchimento:

• Status com quatro valores, em lista suspensa: Agendado, Concluído, Falta e Cancelado. Falta é quem não veio e não avisou no prazo; Cancelado é quem avisou. Misturar os dois tira da planilha a base da sua política de cancelamento.
• Remarcou? A linha original vira Cancelado e a nova data ganha uma linha. Sobrescrever a data apaga justamente o padrão que interessa enxergar: o paciente que remarca toda semana.
• Sessão de pacote leva o código do pacote e fica sem valor. O dinheiro dela está na aba Pacotes. Sessão avulsa fica com Pacote vazio e Valor preenchido. É essa regra que faz a conferência do Resumo funcionar.
• Valor entra quando a sessão acontece, não quando é marcada. Preenchido no agendamento, ele aparece como a receber antes de a sessão existir. A falta só ganha valor se a sua política cobra a falta — e aí ela vira uma cobrança como qualquer outra.
• Paciente deixou dinheiro adiantado sem fechar pacote? Registre como pacote (P-09, duas sessões). É o jeito de a planilha lembrar que esse dinheiro já tem destino.
• Pagou em duas vezes? Recebido guarda a soma. A data de cada parte fica no extrato e na planilha de fluxo de caixa: esta planilha diz quem deve; o caixa diz quando o dinheiro entrou.

Aba 3 — Pacotes

Uma linha por pacote vendido. É a aba que responde a pergunta que mais gera discussão no consultório: quantas sessões ainda restam.

Na linha 2:

• Concluídas: =CONT.SES('Sessões'!E:E;A2;'Sessões'!D:D;"Concluído")
• Agendadas: =CONT.SES('Sessões'!E:E;A2;'Sessões'!D:D;"Agendado")
• A realizar: =D2-G2
• Livres: =D2-G2-H2
• Situação: =SE(F2>=E2;"Pago";SE(F2>0;"Parcial";"Pendente"))

As duas colunas do fim respondem perguntas diferentes, e confundir uma com a outra é o erro mais comum de quem controla pacote. A realizar é o que você ainda deve ao paciente: as sessões que não aconteceram. Livres é o que ainda cabe na agenda. A Carla está com o pacote “cheio” — as dez sessões já têm data —, mas só seis aconteceram. Quem olha “10 de 10” e entende “acabou” erra a conta justamente quando ela mais importa: quando o paciente desiste ou recebe alta antes do fim do pacote.

Uma decisão precisa estar tomada antes de montar a fórmula: a falta desconta do pacote? Se a sua política diz que sim, some as faltas à coluna Concluídas com +CONT.SES('Sessões'!E:E;A2;'Sessões'!D:D;"Falta") e troque o nome dela para Usadas. Cancelado nunca desconta: o paciente avisou no prazo e a sessão volta para ele. Combine isso na venda do pacote, e não caso a caso. E repare na coluna Livres depois de uma falta: se as sessões restantes já estavam todas marcadas, ela fica negativa — há sessão na agenda além do que o pacote cobre, e é hora de desmarcar uma ou conversar sobre a renovação.

Pacote quitado e concluído fica na aba. É o histórico de quanto cada paciente comprou e em quanto tempo usou, e o código (P-07) não se reaproveita.

Aba 4 — Resumo do mês

Duas células definem o período — B1 com o primeiro dia (01/10/2026) e B2 com o último (31/10/2026) — e o resto é fórmula:

Formate B7 como porcentagem. A taxa de falta divide as faltas pelas sessões que deveriam ter acontecido (concluídas mais faltas); o cancelamento fica fora, porque foi avisado e o horário pôde ser ocupado.

Três linhas desse quadro valem mais que as outras, e a meta das três é zero:

• B10, concluída sem cobrança, é sessão que aconteceu sem pacote e sem valor: atendimento que ninguém cobrou. Uma por semana, a R$ 150, são R$ 7.800 num ano — e ela não aparece em lugar nenhum, porque não existe cobrança para ficar pendente.
• B11, sessão até hoje ainda como Agendado, é status que ninguém atualizou. Durante o dia ela conta os atendimentos que ainda vão acontecer; depois do último, tem de estar em zero. Enquanto a sessão não vira Concluído ou Falta, o pacote conta errado e a cobrança da avulsa não nasce.
• B9, em tratamento sem sessão marcada, é o paciente saindo pela porta. Filtre a aba Pacientes por essa combinação e ligue nesta semana.

B12 é o que os pacientes devem hoje, não o que entrou no mês. O caixa do mês é conta da planilha de fluxo de caixa.

A rotina que mantém a planilha em dia

• Depois de cada atendimento (1 minuto): atualizar o status da linha e, na sessão avulsa, valor, recebido e forma.
• No fim do dia, depois do último atendimento: conferir B11. Nenhuma sessão de hoje pode dormir como Agendado.
• Uma vez por semana (15 minutos, em horário fixo): dar baixa conferindo o extrato, zerar B10 e ligar para quem aparece em B9.
• No dia 1: mudar o período em B1 e B2, olhar a taxa de falta do mês que fechou e decidir a situação de quem está como Pausado há mais de um mês: voltou, recebeu alta ou abandonou.

Os 4 sinais de que a planilha já não dá conta

O modelo aguenta bem enquanto uma pessoa só cuida dele e o volume é pequeno. Estes são os sinais de que você passou desse ponto:

1. A aba Sessões e a agenda contam histórias diferentes. A remarcação combinada pelo WhatsApp no sábado, o encaixe no horário de quem desistiu, o paciente novo da quinta: cada mudança precisa ser feita em dois lugares, e uma semana corrida basta para a planilha mostrar uma sessão que já não existe.
2. O pacote é recontado na frente do paciente. “Acho que ainda tenho três.” Para responder, você filtra a aba no meio do atendimento — e a resposta só é confiável se toda linha foi preenchida no dia. Quando não foi, a conversa vira memória contra memória.
3. As conferências nunca zeram. B10 e B11 sempre têm alguma coisa, e a planilha passa a gerar a própria lista de pendências. Com mais de uma pessoa preenchendo, aparece o Pix registrado duas vezes — ou nenhuma.
4. Tudo é digitado duas vezes. Com 30 pacientes em tratamento, duas sessões por semana cada, são cerca de 260 linhas por mês na aba Sessões, e cada uma é cópia de algo que já está na agenda. O lembrete da véspera, copiado da agenda para o WhatsApp à mão, é a terceira cópia.

O último sinal resume os outros: a partir dele, o problema não é o modelo da planilha, é a redigitação. O comparativo entre planilha e sistema mostra, tarefa por tarefa, onde cada um para de funcionar.

Como as quatro abas ficam num sistema

Se você está avaliando um sistema, a pergunta útil é se cada aba tem um lugar próprio e se a informação nasce uma vez só:

• Pacientes: o cadastro reúne agendamentos, anamnese, evoluções e cobranças do mesmo paciente
• Sessões: é a própria agenda, com o status mudando no agendamento e o cancelado continuando registrado
• Pacotes: a contagem sai da agenda, sem uma segunda marcação
• Resumo: relatórios calculados a partir do que já foi registrado

No Clinvo, a agenda faz o papel da aba Sessões: cada agendamento tem status — Agendado, Confirmado, Concluído, Falta ou Cancelado — e a cobrança da sessão é registrada no próprio agendamento. O pacote é uma cobrança com o total de sessões; ao agendar, você marca Cobrar do pacote e a sessão passa a contar. No Financeiro, a linha do pacote junta as duas leituras da aba 3 — “Pacote 10/10 sessões · 4 a realizar”: o primeiro número conta as sessões com data, inclusive as futuras, e o “a realizar” diz quantas ainda vão acontecer —, e Ver sessões do pacote lista cada uma, com data e status. Com Falta desconta sessão do pacote ligado em Configurações › Minha Clínica, a falta passa a contar; o cancelamento sempre devolve a sessão. O recebimento parcial deixa a cobrança Parcial com o valor a receber, e o que o paciente pagar a mais vira saldo para a próxima. O relatório de Comparecimento mostra faltas, cancelamentos e taxa de presença por paciente, com exportação em CSV. E o lembrete sai pelo seu WhatsApp com a mensagem pronta, em todos os planos, ou automático, com botão de confirmar e remarcar, nos planos Profissional e Clínica.

Pacotes, recebimento parcial e saldo fazem parte dos planos Profissional e Clínica; no Essencial, o financeiro registra se a sessão foi paga ou não.

O que continua com você: o dinheiro entra por fora (Pix, dinheiro, maquininha) e a baixa é registrada no sistema; e o vínculo da sessão com o pacote é feito por você, uma sessão de cada vez, porque criar o pacote não marca nada sozinho.

Se a sua planilha já mostra os quatro sinais, o Clinvo mantém a mesma estrutura sem nada digitado duas vezes: o que aconteceu em cada horário fica na agenda, a sessão sai do pacote quando você marca e o que cada paciente deve aparece na própria cobrança. Veja como funciona em Clinvo para fisioterapeutas autônomos ou teste grátis por 14 dias, sem cartão de crédito.