Planilha de fluxo de caixa não falha por falta de fórmula sofisticada. Falha porque foi copiada de um modelo genérico de “pequenas empresas”, com categorias que não têm nada a ver com consultório — e porque ninguém aguenta preencher 30 colunas.
Este é o modelo enxuto que funciona para fisioterapeuta: 6 colunas, categorias da sua realidade, 3 abas e uma rotina de 15 minutos por semana. Dá para montar no Google Sheets ou Excel hoje. Se você ainda não está convencido de por que projetar caixa (e não só anotar o que entrou), comece pelo artigo de fluxo de caixa — aqui o foco é a estrutura.
Aba 1 — Lançamentos: as 6 colunas
| Data | Descrição | Categoria | Entrada (R$) | Saída (R$) | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/06 | Sessão — Maria S. | Sessão particular | 150 | 150 | |
| 01/06 | Estacionamento | Transporte | 15 | 135 | |
| 02/06 | Pacote 10 sessões — João P. | Pacote | 1.300 | 1.435 | |
| 05/06 | Aluguel sala | Despesa fixa | 900 | 535 |
Regras de preenchimento:
- Data = dia em que o dinheiro se moveu, não o dia da sessão. Fluxo de caixa é regime de caixa: cartão de crédito entra na data em que cai na conta, não na data da venda.
- Saldo é fórmula (saldo anterior + entrada − saída), nunca digitado.
- Uma linha por movimentação. Resistir à tentação de agrupar “atendimentos da semana” numa linha só — é o agrupamento que esconde a inadimplência.
As categorias certas para consultório de fisioterapia
A coluna de categoria é o que transforma a planilha em informação. Use estas — e só estas:
Entradas:
- Sessão particular
- Pacote de sessões
- Convênio / reembolso
- Atendimento domiciliar
- Outras receitas (palestra, aula, parceria)
Saídas fixas (existem mesmo com agenda vazia):
- Aluguel / sala
- Sistema, contador, CREFITO, seguro
- Marketing fixo (Google, site)
- Pró-labore / retirada
Saídas variáveis (crescem com o atendimento):
- Materiais de consumo
- Transporte / combustível
- Taxas de cartão e Pix
- Impostos sobre receita
Menos de 15 categorias no total. Categoria “Outros” acima de 10% do mês é sinal de que algo relevante está sem nome — abra a categoria certa.
Aba 2 — Resumo do mês
Quatro linhas, alimentadas por fórmula a partir da aba de lançamentos:
- Total de entradas e total de saídas do mês
- Resultado (entradas − saídas)
- Saldo projetado até o fim do mês: saldo atual + recebimentos já agendados (sessões confirmadas da agenda) − contas a pagar com data
- Sessões de pacote ainda devidas (ver regra abaixo)
A linha 3 é a que separa fluxo de caixa de histórico: ela responde “o mês vai fechar no positivo?” enquanto ainda dá tempo de agir — abrir horários, cobrar pendências, reativar pacientes.
A regra do pacote antecipado
Pacote pago à vista entra inteiro no caixa na data do pagamento — mas não é lucro disponível. Se o paciente pagou R$ 1.300 por 10 sessões e fez 3, você ainda deve 7 sessões de trabalho.
Mantenha na aba 2 uma linha simples: nome do paciente, valor do pacote, sessões prestadas/contratadas. A soma dos pacotes em aberto é dinheiro que está na sua conta mas ainda não é seu. Mês de muitas vendas antecipadas parece rico e cobra a conta nos meses seguintes — é a pegadinha clássica do pacote de sessões.
Aba 3 — Visão anual
Uma linha por mês: entradas, saídas, resultado. Três meses preenchidos já mostram o seu padrão de sazonalidade — qual mês historicamente aperta — e é a base para planejar férias e reserva.
A rotina que mantém a planilha viva
- No dia (2 min): lançar o que entrou e saiu. Se não der, anotar no celular para lançar depois.
- Uma vez por semana (15 min, horário fixo): conferir lançamentos contra o extrato bancário, atualizar a projeção do mês, olhar a linha de pacotes devidos.
- Virada do mês (20 min): fechar o resumo, preencher a linha do anual, comparar com o mês anterior.
O ritual semanal é o que importa. Planilha conferida contra extrato uma vez por semana se mantém honesta; planilha “atualizada quando dá” diverge do banco em poucas semanas — e planilha que diverge do banco é pior que nenhuma, porque dá confiança falsa.
Os 4 erros que fazem a planilha mentir
- Lançar pela data da sessão, não do recebimento. O mês parece bom e a conta não fecha — porque o cartão só cai daqui a 30 dias.
- Misturar pessoa física e consultório. Mercado e farmácia no meio das saídas da clínica inviabilizam qualquer análise. Conta separada, retirada definida.
- Tratar pacote antecipado como sobra. Já coberto acima — é o erro mais caro da lista.
- Não registrar a inadimplência. Sessão feita e não paga não aparece em lugar nenhum da planilha de caixa. Mantenha uma listinha de “a receber” com nome e valor — sem ela, a inadimplência fica invisível até virar prejuízo.
Quando a planilha deixa de bastar
A estrutura acima funciona muito bem até certo volume. Os sinais de que você cruzou a linha: lançamentos esquecidos toda semana, “a receber” que ninguém atualiza, pacotes que você já não sabe quantas sessões restam, mais de um profissional atendendo.
A partir daí, o problema não é a planilha — é a redigitação. Toda informação financeira do consultório já nasce na agenda (quem atendeu, quando, quanto, pagou ou não); copiar isso para uma planilha à mão é o elo que quebra. O comparativo planilha vs sistema detalha onde cada um para de funcionar.
No Clinvo, o financeiro nasce do agendamento: cada sessão registrada já carrega valor, pagamento e pendência — sem redigitar nada — e os relatórios mostram entradas por serviço, inadimplência e o mês fechado. Teste grátis por 14 dias, sem cartão de crédito.