“Te passo o resto na sexta.”
A sessão era R$ 150 e o paciente fez um Pix de R$ 100. Na planilha você tem uma coluna “Pago”, e nenhuma das duas respostas é verdadeira. Marca “sim” e os R$ 50 somem. Marca “não” e o relatório diz que você não recebeu nada. Você acaba escrevendo “pagou 100, deve 50” na observação, onde nenhuma soma vai encontrar.
Sexta chega e entram R$ 50 por Pix. De qual sessão? Três meses depois, a planilha diz uma coisa, o extrato do banco diz outra, e você passa um domingo conferindo linha por linha.
O problema não é o paciente, nem a planilha em si. É que ela trata o que o paciente deve e o que ele pagou como uma coisa só.
Cobrança e recebimento são coisas diferentes
Toda a organização do pagamento parcial parte de uma separação:
- Cobrança é o que o paciente deve: a sessão de R$ 150, o pacote de R$ 1.200, a mensalidade de R$ 380.
- Recebimento é cada entrada de dinheiro: R$ 100 por Pix na terça, R$ 50 em dinheiro na sexta.
Uma cobrança pode ter vários recebimentos. E a situação da cobrança deixa de ser algo que você marca à mão — ela é calculada a partir dos recebimentos:
| Cobrança | Recebido | A receber | Situação |
|---|---|---|---|
| R$ 150 | R$ 0 | R$ 150 | Pendente |
| R$ 150 | R$ 100 | R$ 50 | Parcial |
| R$ 150 | R$ 150 | R$ 0 | Pago |
Quando a situação é calculada, ela não diverge do dinheiro. Quando é digitada, diverge na primeira semana corrida.
Situação 1: pagou menos do que devia
Registre a cobrança com o valor cheio e o recebimento com o valor que entrou. A cobrança fica parcial, com R$ 50 a receber, até o restante chegar. Quando chegar, ele vira um segundo recebimento na mesma cobrança, com a data e a forma de pagamento dele.
O erro mais comum aqui é baixar o valor da cobrança para R$ 100 “porque foi o que ele pagou”. Isso transforma uma dívida em desconto, sem ninguém ter decidido dar desconto. As duas coisas existem e são diferentes:
- Desconto é decisão: você combinou que a sessão sai por R$ 100. Aí sim, mude o valor da cobrança.
- Pagamento parcial é dívida: a sessão continua custando R$ 150, e R$ 50 estão a receber.
Combine na hora quando o restante vem (“ficam R$ 50 para a próxima sessão, tudo bem?”) e deixe isso visível. Dívida pequena e antiga é a que mais some, e é a que mais constrange quando você finalmente lembra de cobrar. Se o valor a receber começou a acumular, o próximo passo é cobrar sem constranger.
Situação 2: pagou a mais
O paciente manda R$ 300 para uma sessão de R$ 150: “já deixo a próxima paga”. Há duas saídas corretas:
- Devolver a diferença. É a mais simples, e a melhor quando a próxima sessão ainda não tem data.
- Guardar como saldo do paciente. Os R$ 150 a mais ficam registrados como dinheiro dele com você e são abatidos na próxima cobrança.
A saída errada é lançar R$ 300 de recebimento na sessão de R$ 150. A sessão aparece paga duas vezes e, quando a próxima for marcada, ela nasce pendente — com o dinheiro já na sua conta.
E aqui mora o erro que mais distorce o relatório: o dinheiro entra uma vez só. Os R$ 300 são receita do dia em que caíram na conta. Quando o saldo pagar a próxima sessão, ela fica paga, mas não entrou dinheiro novo. Se a planilha lançar os R$ 150 de novo como receita no mês seguinte, você passa a ter R$ 450 de receita para R$ 300 recebidos.
Saldo não é receita a mais. É um compromisso: dinheiro do paciente que você ainda deve em atendimento.
Situação 3: pagou antes de marcar
“Te mando agora o Pix das próximas quatro.” Ainda não há datas. Antes de registrar, pergunte: isso é um pacote?
- Se for pacote, com quatro sessões por um preço combinado e uma validade, registre como pacote de sessões. Cada sessão marcada consome uma do pacote, e você sabe quantas restam.
- Se não for, e o paciente só adiantou dinheiro pelo preço normal, é um pagamento avulso: um recebimento sem sessão. O valor inteiro fica como saldo do paciente e é abatido conforme as sessões forem marcadas.
A diferença importa quando o preço muda ou o paciente para no meio. No pacote, o combinado era o preço do pacote. No avulso, o combinado era o preço de cada sessão — e o que não foi usado continua sendo saldo dele.
Estorno: devolver ou manter como saldo
A sessão foi cancelada depois de paga, ou o paciente desistiu, e o dinheiro já entrou. Antes de qualquer coisa: não apague o pagamento. Ele aconteceu e está no extrato do banco; apagar o registro faz o seu caixa parar de bater com a conta.
O certo é estornar, e todo estorno tem um destino:
- Devolvido ao paciente: o dinheiro saiu da clínica, e a receita do período diminui.
- Mantido como saldo: o dinheiro fica, como saldo do paciente, para as próximas sessões.
Os dois são legítimos. O que não pode é o registro não saber qual dos dois aconteceu. No pacote que o paciente largou no meio, a decisão tem mais variáveis e um roteiro próprio.
E o pacote pago em parte?
O paciente fechou um pacote de 10 sessões por R$ 1.200, pagou R$ 600 e combinou o resto para o mês seguinte. As sessões podem ser usadas antes da quitação?
Decida e deixe escrito. A prática mais comum é liberar as sessões e manter os R$ 600 a receber, porque travar o tratamento por causa da segunda parcela costuma custar o paciente. Quem prefere proteger o caixa pode condicionar a segunda metade do pacote à segunda parcela. O que não funciona é decidir na hora, sessão por sessão.
Os quatro números que mostram se está tudo em ordem
Com cobrança e recebimento separados, o financeiro da clínica passa a responder quatro perguntas diferentes, cada uma com o seu número:
| Pergunta | Número | Cuidado |
|---|---|---|
| Quanto atendi? | Cobrado no período | Inclui o que ainda não foi pago |
| Quanto entrou? | Recebido no período | Saldo usado não entra de novo |
| Quanto ainda vou receber? | A receber | Inclui as cobranças parciais |
| Quanto devo em atendimento? | Saldo dos pacientes | É uma foto de hoje, não do mês |
Se você só olha o recebido, não vê a dívida crescendo. Se só olha o cobrado, acha que ganhou um dinheiro que não entrou. Os quatro juntos mostram onde está o problema. E o fechamento do dia, em dez minutos, é o hábito que impede a diferença de acumular.
Quando a planilha deixa de dar conta
A planilha aguenta pagamento parcial enquanto ele é raro. Os sinais de que deixou de ser:
- A coluna “observação” tem valores dentro (“pagou 100, deve 50”)
- Você não sabe dizer, sem procurar, quanto cada paciente deve hoje
- O paciente pergunta “eu tenho algum valor com você?” e a resposta leva dez minutos
- O total recebido da planilha não bate com o extrato do banco no fim do mês
No Clinvo, cada cobrança mostra o recebido e o a receber
No Clinvo, cada cobrança mostra três números lado a lado — Valor, Recebido e A receber — e a situação (Pendente, Parcial ou Pago) é calculada a partir dos recebimentos:
- Registrar recebimento quantas vezes for preciso na mesma cobrança, cada um com forma de pagamento e data. A cobrança fica Parcial até ser quitada.
- Recebeu a mais? O sistema avisa o valor acima da cobrança e oferece deixar a sobra como saldo do paciente.
- Pagamento sem agendamento (avulso): o valor inteiro fica como saldo do paciente. Quando a próxima sessão dele for marcada, o formulário mostra o pagamento avulso pendente para vincular.
- Usar saldo: na cobrança de um paciente que tem saldo, um clique abate o valor.
- Estornar pergunta o destino do dinheiro: “Devolvi ao paciente” ou “Deixar como saldo do paciente”.
- No cadastro do paciente, o card Saldo disponível mostra o valor e o extrato de cada movimentação.
- No pacote, as sessões são liberadas mesmo com o pacote pago em parte, e o restante fica a receber.
- O relatório Financeiro do Paciente mostra cobrado, recebido, a receber e saldo por paciente — e o que foi pago com saldo não entra de novo como receita.
Duas coisas que é bom saber antes:
- Pagamento parcial, saldo e pagamento avulso são do plano Profissional. No Essencial, o registro é de quem recebeu ou não recebeu: o recebimento quita o valor cheio da cobrança. Se pagamento em partes é rotina na sua clínica, compare os planos antes de escolher.
- O Clinvo não processa o pagamento. O paciente paga por Pix, dinheiro ou maquininha, e você registra o recebimento.
O que fazer esta semana
- Separe a cobrança do recebimento: uma linha para o que o paciente deve, outra para cada entrada de dinheiro.
- Liste os pacientes com valor a receber hoje e quanto é. Se a lista surpreender, o problema era maior do que parecia.
- Liste quem tem dinheiro adiantado com você. Esse número é compromisso, não sobra de caixa.
- Decida e escreva as duas regras que mais geram dúvida: pacote pago em parte libera as sessões? Pagamento a mais é devolvido ou fica como saldo?
Pagamento parcial deixa de ser anotação na coluna de observação. No Clinvo, cada cobrança mostra o que foi recebido e o que está a receber, a sobra vira saldo do paciente e o estorno pergunta para onde o dinheiro foi. Teste grátis por 14 dias, sem cartão de crédito.