Planilha de controle de alunos do studio de Pilates: modelo pronto e os 4 sinais de que ela já não dá conta

Toda planilha de studio começa do mesmo jeito: uma aba, uma linha por aluna e uma coluna para cada coisa — nome, telefone, horário, valor, “pagou?”, faltas do mês. Funciona nas primeiras semanas. No terceiro mês, a coluna “pagou?” já foi limpa duas vezes para o mês novo, ninguém sabe se a Duda pagou agosto e a contagem de faltas mora num comentário de célula.

O problema não é usar planilha. É pedir para uma aba só responder quatro perguntas diferentes: quem são as alunas e o que elas contrataram, quem ocupa cada vaga da grade, quantas aulas cada uma fez no mês e quem pagou qual mês. Cada pergunta tem um formato próprio — e merece uma aba própria.

Este é o modelo de quatro abas que funciona para studio de Pilates clínico, e que serve igual para RPG e hidroterapia com plano mensal. Dá para montar hoje no Google Sheets ou no Excel; as fórmulas estão com os nomes em português e com ponto e vírgula como separador.

Aba 1 — Alunas e planos

Uma linha por plano. É o cadastro: o que foi combinado com cada aluna.

Valores ilustrativos. Telefone e contato de emergência entram em colunas à direita.

Regras de preenchimento:

• Uma linha por plano, não por pessoa. A aluna que faz Pilates e RPG tem duas linhas, cada uma com o próprio valor e o próprio vencimento.
• Vencimento entre o dia 1 e o dia 28. O dia 30 obriga a decidir toda vez o que fazer em fevereiro; até o 28, o dia existe em todos os meses.
• Aulas/mês é referência, não o produto. No plano mensal você vende a vaga fixa no horário, não um número de aulas — o contrato do plano mensal explica por que essa diferença muda toda a conversa sobre reposição. A coluna serve para conferir a presença, não para fazer promessa.
• Status em vez de apagar. Pausou: status Pausado, com as datas. Saiu: Encerrado, com a data e o motivo. A linha apagada leva junto o histórico de quem saiu e por quê — e é essa lista que você consulta quando abre uma turma nova ou quer chamar alguém de volta.
• Nada clínico nesta planilha. Restrição, patologia, cirurgia e evolução ficam no prontuário. Planilha de cadastro circula: é compartilhada com a recepção, aberta no celular, mandada por e-mail — e dado de saúde é dado sensível na LGPD. O checklist de LGPD para clínica mostra o que proteger.

Aba 2 — Grade da vaga fixa

Uma linha por horário da semana. Terça 7h e quinta 7h são duas linhas, porque nem toda aluna faz os dois dias.

• Uma aluna por célula (de D a I, por exemplo), nunca todos os nomes na mesma célula. É isso que deixa a fórmula contar as vagas livres: =C2-CONT.VALORES(D2:I2).
• Capacidade por horário, não por studio. A turma de pós-operatório não comporta o mesmo número que a de manutenção — como montar a grade de turmas mostra como chegar ao número real de cada uma.
• Lista de espera no pé da aba: nome, horários que a pessoa aceita e data do pedido, em ordem de chegada. Quando uma vaga fixa abre, a fila daquele horário vem antes da reposição de outras alunas.
• O horário da aba 1 e o nome da aba 2 são a mesma informação em dois lugares. É o primeiro ponto em que a planilha diverge. Confira um contra o outro toda semana.

Aba 3 — Presença do mês

Uma aba por mês. Nas linhas, as alunas; nas colunas, cada dia do mês em que o studio tem aula. Em cada célula, uma marcação:

• P — presente
• F — faltou sem avisar
• C — cancelou com aviso
• R 03/09 — reposição, com a data da aula que ela repõe

No fim de cada linha ficam duas fórmulas (com as datas do mês entre as colunas C e X, por exemplo):

• Feitas: =CONT.SE(C2:X2;"P")+CONT.SE(C2:X2;"R*")
• Reposições: =CONT.SE(C2:X2;"R*")

O cancelamento com aviso (C) fica fora das duas. E a planilha obriga a tomar três decisões que é melhor tomar uma vez, no contrato, do que caso a caso:

1. A falta conta como aula feita? Se sim, some +CONT.SE(C2:X2;"F") à fórmula de Feitas. Quando uma falta for reposta, troque o F por FR: a fórmula procura o F exato, deixa de contar aquela falta, e a mesma vaga não entra duas vezes na conta.
2. Qual é o limite de reposição? Com a data da aula perdida escrita na célula da reposição, você sabe no fim do mês qual falta foi coberta, e a mesma aula não é reposta duas vezes. Uma formatação condicional que pinta a coluna Reposições acima do limite — uma ou duas por mês é o mais comum — resolve o resto.
3. Qual é a cota do mês? Aulas/mês = 8 é uma média. Setembro de 2026 tem cinco terças e quatro quintas: quem tem vaga fixa às terças e quintas tem 9 aulas no mês. Ao abrir a aba no dia 1, conte as datas da vaga fixa de cada aluna e use esse número na coluna Cota. Para quem não tem horário fixo, vale o Aulas/mês da aba 1.

A presença só serve se for marcada no dia. Um minuto depois de cada turma resolve. Preenchida no fim do mês, de memória, ela vira estimativa — e é justamente nela que se apoia a conversa sobre reposição.

Aba 4 — Mensalidades

É a aba que mais faz diferença, e a regra dela é uma só: uma linha por aluna, por mês. Nunca uma coluna “pagou?” no cadastro, que alguém limpa quando o mês vira — é essa limpeza que apaga quem ficou devendo.

A coluna Status é fórmula. Na linha 2:

=SE(H2<>"";"Isenta";SE(F2>=C2;"Paga";SE(F2>0;"Parcial";SE(HOJE()>D2;"Vencida";"A vencer"))))

• As linhas do mês nascem no dia 1, para todas as alunas com plano Ativo, já com o vencimento combinado. Quem paga adiantado tem onde registrar, e o mês não depende de alguém lembrar de lançar.
• Vencimento é data completa (10/09/2026), não só o dia — é o que deixa a fórmula comparar com a data de hoje.
• Mês perdoado não se apaga. Férias combinadas, cortesia, mês lançado por engano: escreva o motivo na coluna Isenção. A linha fica, o status vira Isenta e ela sai da conta do atraso.
• Em atraso é um filtro, não uma lembrança: Status = Vencida, em todos os meses. No exemplo, a Duda aparece duas vezes, em agosto e em setembro. Com a coluna “pagou?”, ela apareceria uma vez só, como se devesse apenas o mês atual.
• Parcial é um status próprio. Recebeu metade, a linha fica Parcial até o restante entrar — sem arredondar para Paga nem deixar em branco.
• Baixa se confere com o extrato. Pix e maquininha caem na conta; dar baixa na planilha sem olhar o extrato é o jeito mais rápido de registrar um pagamento que não entrou.

Para as vencidas, como prevenir e cobrar a inadimplência tem o roteiro da conversa.

A rotina que mantém a planilha em dia

• Dia 1 (20 minutos): criar as linhas de mensalidade do mês, abrir a aba de presença com as datas e a cota de cada aluna, conferir a grade contra o cadastro.
• Depois de cada turma (1 minuto): marcar a presença.
• Uma vez por semana (15 minutos, em horário fixo): dar baixa nos pagamentos conferindo o extrato, olhar o filtro Vencida e atualizar a lista de espera.
• Último dia do mês (15 minutos): ver quem passou da cota, quem tem reposição pendente e quem pausou ou saiu — e atualizar o status na aba 1.

Os 4 sinais de que a planilha já não dá conta

A estrutura aguenta bem enquanto uma pessoa só cuida dela e o studio tem poucas dezenas de alunas. Estes são os sinais de que você passou desse ponto:

1. A grade não bate com a agenda. A aula remarcada pelo WhatsApp, a reposição encaixada na vaga livre, a aluna nova da quinta: cada mudança precisa ser feita em dois lugares. Basta uma semana corrida para a planilha mostrar uma vaga que já não existe.
2. A presença é preenchida no fim do mês. Quando a coluna Feitas vira reconstituição de memória, a conversa “eu vim mais vezes do que isso” não tem como ser resolvida, porque nenhum dos dois lados tem um registro confiável.
3. Mais de uma pessoa dá baixa. A recepção registra o Pix, você registra o dinheiro, e o mesmo pagamento aparece duas vezes — ou nenhuma. O histórico de versões existe, mas ninguém o consulta antes de cobrar uma aluna.
4. Tudo é digitado duas vezes. Com 40 alunas em vaga fixa duas vezes por semana, são cerca de 350 marcações de presença por mês, mais 40 linhas de mensalidade e as baixas. E cada uma é a cópia de algo que já aconteceu em outro lugar: a aula na agenda, o dinheiro no extrato.

O último sinal resume os outros. A partir dele, o problema não é o modelo da planilha: é a redigitação. O comparativo entre planilha e sistema mostra onde cada um para de funcionar.

Como as quatro abas ficam num sistema

Se você está avaliando um sistema para o studio, confira se cada aba tem um lugar próprio — e se a informação nasce uma vez só:

• Cadastro e plano junto da ficha da aluna, com valor, dia de vencimento e status (ativo, pausado, encerrado)
• Aulas da vaga fixa criadas a partir dos horários da aluna, respeitando a capacidade da turma
• Presença contada a partir da própria agenda, sem uma segunda marcação
• Mensalidade gerada todo mês, separando o que está a vencer, vencido e pago, com o histórico dos meses anteriores

No Clinvo, essa é a divisão do módulo Mensalistas. O plano mensal de cada aluna guarda serviço, profissional, valor, dia de vencimento e aulas por mês. Com Vaga fixa na turma, o plano cria as aulas na agenda a partir dos horários da semana — e, se a turma estiver cheia, a data fica de fora e aparece no plano como aula sem vaga, em vez de passar da capacidade. Com Contar presença contra a cota do plano ligado, a lista mostra “5 de 8” contando a própria agenda (a aula que passou e não foi cancelada conta como feita), e em vaga fixa a cota é o número real de aulas do mês: as 9 de setembro, não a média de 8. A reposição é marcada apontando qual aula perdida ela repõe, com limite por aluna no mês. E a mensalidade nasce no começo de cada mês, com o vencimento no dia combinado, e fica A vencer, Vencida ou Paga, com Dar baixa e Isentar na própria linha — também pelo app.

O que continua com você: o pagamento é feito por fora (Pix, dinheiro, maquininha) e a baixa é registrada no sistema, sem cobrança automática no cartão; o sistema não avisa a aluna do vencimento por WhatsApp; e a lista de espera segue sendo um controle à parte. O módulo Mensalistas faz parte dos planos Profissional e Clínica.

Se a sua planilha já mostra os quatro sinais, o Clinvo mantém a mesma estrutura sem nada digitado duas vezes: turmas com controle de vagas, aulas de vaga fixa criadas na agenda, presença contada contra o plano e a mensalidade de cada aluna gerada todo mês. Veja como funciona em Clinvo para studios de Pilates ou teste grátis por 14 dias, sem cartão de crédito.