Terça e quinta você atende na clínica de uma colega. Os pacientes que chegam pela recepção dela pagam lá, e no fim do mês você recebe metade do valor das sessões. Nas mesmas tardes, dois pacientes seus — que vieram por indicação sua e pagam direto a você — usam a mesma sala, e por esses você acerta um valor fixo pelo horário. Sábado de manhã tem domicílio. A clínica usa um sistema e criou um login para você.
A dúvida aparece no primeiro dia: os seus pacientes também entram no sistema da clínica, já que ele está aberto ali? Vale ter um sistema só seu? E o que acontece com tudo isso no dia em que você sair?
A resposta curta: o critério não é o sistema, é de quem é o paciente. Paciente que a clínica trouxe, cobra e para quem ela emite o recibo fica no sistema da clínica. Paciente que é seu — você trouxe, você cobra, você emite o recibo — fica no seu. Quase todo autônomo que atende em clínica de outro tem os dois tipos ao mesmo tempo, e é aí que as coisas se misturam.
Este artigo é uma orientação geral para organizar a rotina. O que vale no seu caso é o que está escrito no contrato com a clínica, e uma dúvida concreta pede consulta ao CREFITO da sua região ou a um advogado.
A pergunta certa: de quem é o paciente
Os nomes que se usam no dia a dia — “dividir a sala”, “atender na clínica da fulana” — escondem arranjos bem diferentes. Do lado de quem atende, são estes:
| Sala sublocada | Parceria com repasse | Arranjo misto | |
|---|---|---|---|
| Quem trouxe o paciente | Você | A clínica | Cada um, os seus |
| Quem cobra e emite o recibo | Você | A clínica | Cada um, dos seus pacientes |
| Como você ganha | Recebe do paciente e paga o espaço | Recebe um percentual da clínica | As duas coisas |
| Onde fica o prontuário | No seu sistema | No sistema da clínica | Cada paciente no sistema de quem o trouxe |
| No dia em que você sai | Os registros vão com você | Ficam com a clínica | Os seus vão, os da clínica ficam |
Se você é contratado, como CLT ou como PJ com agenda definida pela clínica, vale a coluna da parceria: o paciente é da clínica. O outro lado da mesa — o que o dono do espaço precisa combinar com quem subloca — está no artigo sobre sublocar sala de fisioterapia.
Três perguntas resolvem quase todos os casos: quem trouxe o paciente, quem cobra dele e em nome de quem sai o recibo. Quando as três respostas são “eu”, o paciente é seu, mesmo que seja atendido dentro da clínica de outra pessoa.
O que dizem a Resolução 414 e a LGPD
A norma do prontuário na fisioterapia, a Resolução COFFITO nº 414/2012, tem três pontos que importam aqui:
- o prontuário e os dados dele pertencem ao paciente (art. 4º) — nem você nem a clínica são donos do histórico de ninguém;
- a guarda é de responsabilidade do fisioterapeuta ou da instituição onde a assistência foi prestada (art. 6º), por no mínimo cinco anos a contar do último registro;
- nos considerandos, a resolução registra que o prontuário é propriedade física da instituição onde o paciente é assistido.
A pergunta prática, então, é quem presta o serviço ao paciente — e não quem é dono das paredes. Na sala sublocada, quem presta o serviço é você: o paciente marca com você, paga a você e recebe o seu recibo. A guarda é sua. Na parceria, quem presta o serviço é a clínica, e a guarda é dela. O que o registro precisa conter, em qualquer dos casos, está no artigo sobre o que o COFFITO exige no prontuário.
A LGPD chega ao mesmo lugar por outro caminho. Ela chama de controlador quem toma as decisões sobre os dados pessoais, e o guia da ANPD sobre agentes de tratamento usa justamente o exemplo de uma profissional de saúde liberal que guarda os prontuários do próprio consultório: ela, como pessoa física, é a controladora. Na parceria, a controladora é a clínica — é o que um contrato bem feito com o fisioterapeuta PJ deixa escrito. A empresa do sistema, em qualquer dos casos, só guarda e processa os dados em nome de quem é dono da conta.
Daí sai a regra prática: cada paciente fica no sistema de quem responde por ele. Os problemas aparecem quando essa linha some.
Os três erros que custam caro no dia da saída
1. Registrar os seus pacientes no sistema da clínica
É o mais comum, porque é o mais cômodo: o sistema já está aberto, a recepção já agenda, ninguém se opõe. O custo aparece depois.
No dia em que você sai, o seu login é desativado e o histórico dos seus pacientes fica numa conta que não é sua. Para conseguir a evolução de um paciente que continua com você, você depende da boa vontade de quem talvez não tenha gostado da sua saída. Enquanto isso, a clínica guarda dados de saúde de pessoas que nunca foram pacientes dela — e enxerga os seus preços, a sua lista de pacientes e a sua agenda particular.
Se, por praticidade, a recepção da clínica agenda os seus pacientes, combine isso por escrito e mantenha o prontuário deles no seu sistema. Agenda compartilhada é uma coisa; prontuário compartilhado é outra.
2. Copiar os pacientes da clínica para o seu celular
É o caminho inverso: “só para ter o contato”, “só para avisar quando eu estiver atrasado”. Mas a lista de pacientes da clínica é uma base de dados que pertence a outra pessoa, e levá-la consigo é exatamente o que as cláusulas de não aliciamento proíbem.
O Código de Ética da Fisioterapia (Resolução COFFITO nº 424/2013) vai na mesma direção: proíbe captar paciente por meio que implique concorrência desleal e proíbe desviar, de forma antiética, para si ou para outro serviço, paciente que está em atendimento numa instituição. Uma lista copiada às vésperas da saída é a prova mais simples de que a captação foi ativa.
3. Prontuário no sistema da clínica, anotações no seu caderno
Você registra o mínimo no sistema da clínica e guarda o que importa — os testes, a progressão de carga, o que o paciente contou — no caderno, no bloco de notas do celular ou num áudio do WhatsApp. O resultado são dois registros do mesmo atendimento: o oficial, incompleto, e o completo, fora do prontuário. A Resolução 414 exige o registro de cada atendimento no prontuário, e é ele que vale se alguém questionar a sua conduta.
Se você usa o sistema da clínica: o que combinar antes
Para os pacientes da clínica, o sistema dela é o lugar certo. Vale combinar quatro pontos, de preferência no contrato:
- Login próprio. Nunca a senha de outra pessoa. Cada registro precisa sair com o seu nome e o seu número no CREFITO, porque a autoria do que você escreveu é sua, mesmo quando a guarda é da clínica.
- Acesso ao que você registrou, depois de sair. Se um dia a sua conduta for questionada, você vai precisar do prontuário para se defender. O contrato pode garantir esse acesso para defesa técnica — a cláusula sugerida está no artigo sobre o contrato com fisioterapeuta PJ.
- O que acontece com os pacientes em tratamento quando você sair. Quem comunica, em quanto tempo e como fica registrada a transferência.
- Como você confere o seu repasse. Se você ganha percentual, peça todo mês o relatório com as sessões, as faltas e os valores. Os critérios do cálculo estão no artigo sobre como calcular o repasse de cada fisioterapeuta.
Se os pacientes são seus: o que o seu sistema precisa resolver
Quem atende em mais de um lugar tem um problema específico: a semana fica espalhada. A sua agenda precisa mostrar os horários na clínica, no outro endereço e no domicílio, com os períodos em que você atende pela clínica bloqueados — senão você marca um paciente seu num horário que já está comprometido.
O prontuário precisa estar no celular, porque na sala de outra pessoa nem sempre há um computador seu. E o financeiro precisa ser seu: o paciente paga a você, e o recibo ou a nota saem no seu nome. Quando cada um se aplica está no artigo sobre recibo ou nota fiscal.
É o mesmo problema de quem divide a semana entre consultório e domicílio, e a saída é a mesma: um sistema único para todos os lugares onde você atende.
O dia em que você sai
Os pacientes da clínica ficam com a clínica. Durante o aviso prévio, você conclui ou transfere os tratamentos em curso, com o registro no prontuário, e a clínica comunica os pacientes. Você não leva lista, contato nem cópia de prontuário.
Os seus pacientes vão com você — e, se o prontuário deles sempre esteve no seu sistema, não há nada a negociar. Avisar a eles o seu endereço novo é legítimo: são seus pacientes.
E o paciente da clínica que quer continuar com você? Ele pode escolher quem o atende. O que muda é o caminho: você não tira o histórico dele do sistema da clínica; ele pede à clínica uma cópia do próprio prontuário e leva até você. Os dados são dele, e a clínica não pode negar essa cópia — nem quando há conta em aberto, como mostra o artigo sobre reter o prontuário do paciente inadimplente. Na primeira consulta, registre que ele veio por iniciativa própria.
Antes de decidir, responda paciente por paciente
Pegue a sua lista atual e responda, para cada nome:
- Quem trouxe esse paciente?
- Quem cobra dele?
- Em nome de quem sai o recibo?
- Se eu sair da clínica amanhã, onde fica o histórico dele?
Quando as três primeiras respostas são “eu” e a quarta é “no sistema da clínica”, esse paciente está no lugar errado. Se isso vale para um ou dois pacientes, você já tem motivo para ter um sistema seu.
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