No último dia do mês, você senta para fechar o repasse dos fisioterapeutas. Abre a planilha de agendamentos, filtra por profissional, tenta lembrar quais sessões foram pagas e quais ainda estão em aberto, confere se o cancelamento de terça-feira entrou ou não na conta, e percebe que o total não bate com o que você tinha anotado na semana passada.
Uma hora depois, você ainda não terminou. E amanhã o fisioterapeuta vai perguntar se o pagamento saiu.
Esse ritual existe em quase toda clínica com profissionais em percentual. Não é falta de organização — é falta de estrutura. Quando o agendamento, o pagamento e o cálculo de repasse vivem em lugares diferentes, o fechamento mensal é sempre um quebra-cabeça.
Por que o cálculo parece simples e não é
Na teoria: sessões realizadas × percentual combinado = repasse. Direto.
Na prática, aparecem as exceções que tornam tudo mais trabalhoso:
Sessões realizadas vs. sessões pagas. Você repassa sobre o que o paciente pagou ou sobre o que o profissional atendeu? Se o paciente ainda não pagou a sessão de sexta, o profissional recebe mesmo assim? O que acontece quando o pagamento chega no mês seguinte? Sem uma regra clara e um sistema que registre os dois, cada mês vira uma decisão nova.
Cancelamentos de última hora. O paciente cancelou com 2 horas de antecedência. A clínica cobra a taxa de cancelamento. O fisioterapeuta entra nessa receita? Em que proporção? A sessão entra no cálculo de produção dele mesmo sem ter atendido?
Pacotes antecipados. O paciente pagou por 10 sessões em janeiro. As sessões foram sendo realizadas ao longo de fevereiro e março. Em qual mês o valor entra no repasse? Na competência do pagamento ou na competência do atendimento?
Percentuais diferentes por origem. Paciente da carteira da clínica: 45%. Paciente que o profissional trouxe: 55%. Como você sabe, no fim do mês, quem trouxe quem — especialmente depois de três ou quatro meses de operação?
Cada uma dessas situações tem uma resposta razoável. O problema é que sem registro estruturado, a resposta muda conforme quem pergunta e quando.
O que o cálculo manual exige de você
Para fechar o repasse de um único fisioterapeuta manualmente, você precisa:
- Listar todas as sessões realizadas por ele no mês — da agenda
- Cruzar com os pagamentos recebidos — do registro financeiro
- Identificar as sessões pagas, separar as em aberto
- Aplicar o percentual correto — que pode variar por tipo de sessão
- Descontar eventuais adiantamentos ou ajustes do período anterior
- Checar se alguma sessão entrou duplicada ou ficou de fora
Com dois profissionais, são dois fechamentos. Com três, são três. E cada um tem o mesmo risco de divergência.
O risco não é só de tempo. É de conflito. Quando o fisioterapeuta conta um número diferente do seu, alguém está errado — e sem um dado único de referência, a discussão não tem como se resolver objetivamente.
O que muda quando o financeiro está vinculado à agenda
Quando cada agendamento tem um status de pagamento vinculado — pago, em aberto, cancelado — o cálculo de repasse deixa de ser um exercício de cruzamento manual.
O sistema já sabe quantas sessões cada profissional realizou. Já sabe quais foram pagas e quando. Já sabe o valor de cada uma. O relatório de produção por profissional é uma consulta, não um trabalho de horas.
Você abre o relatório, vê o total de sessões pagas por fisioterapeuta, aplica o percentual combinado e tem o valor do repasse. Ambos — você e o profissional — enxergam o mesmo número, com o mesmo critério, sem margem para divergência de interpretação.
O fechamento que levava uma hora passa a levar cinco minutos. E a conversa sobre repasse, que às vezes é desconfortável, passa a ser sobre um dado que ninguém questiona.
O que deve estar definido antes do primeiro pagamento
O sistema organiza o que já existe. Mas o que precisa existir antes:
Percentual por tipo de sessão, em contrato. Se o percentual é o mesmo para qualquer sessão, ótimo. Se varia por especialidade, por origem do paciente ou por valor da sessão, isso precisa estar escrito — não combinado verbalmente.
Critério de competência. O repasse é calculado no mês em que a sessão foi realizada ou no mês em que o pagamento entrou? Sem isso definido, cada mês é uma interpretação nova.
Tratamento de cancelamentos. Taxa de cancelamento entra no repasse? Em que percentual? Só quando o paciente pagou a taxa?
Frequência e prazo de pagamento. Mensal até o dia X do mês seguinte, quinzenal, semanal. Qualquer periodicidade funciona — o que não funciona é indefinida.
Com essas regras no contrato e o registro centralizado no sistema, o repasse mensal deixa de ser um ponto de tensão na relação com a equipe.
No Clinvo Plano Clínica, cada sessão registrada fica vinculada ao profissional que atendeu e ao status de pagamento — gerando automaticamente os dados de produção por fisioterapeuta que tornam o cálculo de repasse uma consulta de minutos.
Teste grátis por 14 dias, sem cartão de crédito: app.clinvo.com.br/register