Janeiro chega e o contador manda a mensagem de todo ano: “Preciso da lista de quem pagou o quê em 2026, com CPF.” Do outro lado, a clínica descobre que metade dos pacientes não tem CPF no cadastro, que a mãe que paga a fisioterapia do filho nunca foi anotada e que parte dos Pix caiu na conta sem dizer de quem era.
Essa lista vira a DMED, a Declaração de Serviços Médicos e de Saúde. Nela, o prestador de saúde com CNPJ informa à Receita Federal quanto recebeu de cada pessoa física no ano. A Receita usa esses números para conferir as despesas de saúde que os pacientes deduzem no Imposto de Renda. Por isso um erro da clínica costuma aparecer na declaração do paciente.
A seguir: quem precisa entregar (e quem não precisa), o que vai para cada paciente, o que fica de fora e a rotina que evita a correria de fevereiro.
O que é a DMED e qual norma vale hoje
A regra atual é a Instrução Normativa RFB nº 2.074/2022, em vigor desde abril de 2022. Ela revogou a IN 985/2009, que criou a declaração e que muitos sites ainda citam. O texto novo manteve a lógica, mas é ele que vale.
A norma lista os serviços de saúde que entram na DMED e cita fisioterapeutas pelo nome, ao lado de psicólogos, terapeutas ocupacionais, fonoaudiólogos, dentistas, clínicas e laboratórios. Que a fisioterapia está dentro, não há dúvida. A pergunta que importa é outra: quem, dentro da fisioterapia, entrega.
A DMED também é uma das fontes da declaração pré-preenchida do paciente. Quando a clínica informa um CPF errado ou põe a sessão do filho no nome da mãe, o paciente abre a pré-preenchida em março e encontra um número que não bate com o comprovante que ele tem na mão.
Quem precisa entregar e quem não precisa
A obrigação é da pessoa jurídica, ou da pessoa física equiparada a pessoa jurídica, que presta serviço de saúde. Na fisioterapia, as situações mais comuns ficam assim:
| Situação | Entrega a DMED? |
|---|---|
| Clínica com CNPJ (Simples Nacional ou Lucro Presumido) que recebeu de paciente particular | Sim |
| Fisioterapeuta autônomo, pessoa física, que atende sozinho, mesmo com consultório e secretária | Não |
| Fisioterapeutas dividindo o espaço, cada um recebendo do próprio paciente | Não (cada um como pessoa física) |
| Fisioterapeuta pessoa física que recebe o valor total e paga outros fisioterapeutas que atendem com ele | Sim, por equiparação |
| Clínica com CNPJ que, no ano, só recebeu de convênio ou de empresa | Não, está dispensada |
| Clínica com CNPJ inativa | Não, está dispensada |
O autônomo não entrega a DMED, mas isso não quer dizer que a Receita fique sem saber o que ele recebeu. Desde 2025, o recibo do paciente particular sai pelo Receita Saúde, que cumpre esse papel do lado da pessoa física.
A exceção que pega muito consultório
A Receita explica a equiparação nas perguntas frequentes da DMED. O fisioterapeuta que exerce a profissão individualmente não se equipara a empresa, mesmo com estabelecimento próprio e auxiliares sem formação na área, que só fazem tarefas de apoio, como recepção e agenda.
A situação muda quando três coisas acontecem juntas:
- mais de um profissional da mesma formação atende, de forma sistemática e habitual;
- o serviço fica sob a responsabilidade de um só deles;
- esse profissional recebe em nome próprio o valor total pago pelo paciente e paga os demais.
Nesse caso, a Receita entende que há venda habitual de serviços próprios e de terceiros, e o fisioterapeuta é equiparado a pessoa jurídica. É o desenho de muito consultório que cresceu sem abrir empresa: o dono recebe tudo no Pix dele e repassa uma parte aos colegas que atendem na sala ao lado.
Por outro lado, se cada fisioterapeuta recebe diretamente do seu paciente, não há equiparação, mesmo que todos trabalhem juntos todos os dias. E, quando os profissionais têm formações diferentes, a Receita diz que a análise é caso a caso: não há equiparação se o trabalho do outro é de mero auxílio ao principal.
Se o seu consultório funciona com repasse, a conversa com o contador vai além da DMED, porque a equiparação traz obrigações de empresa. O contrato com o fisioterapeuta que atende com você entra na mesma conversa.
Dispensa: só convênio ou nenhum atendimento
A clínica com CNPJ fica dispensada quando está inativa, quando não prestou serviço de saúde no ano ou quando prestou o serviço exclusivamente mediante pagamento de pessoa jurídica. A palavra que importa é “exclusivamente”: um único paciente que pagou do próprio bolso já obriga a entregar.
Vale saber também que o programa da Receita só aceita a DMED de CNPJ com atividade de saúde cadastrada. Se a empresa foi aberta com o CNAE errado, o problema aparece justamente em fevereiro.
O que vai na DMED e o que fica de fora
Para cada pagamento de pessoa física, a clínica informa:
- nome completo e CPF de quem pagou, o responsável pelo pagamento;
- nome completo e CPF de quem foi atendido, o beneficiário;
- o valor recebido, somado no ano e separado por quem pagou.
Se o beneficiário for menor de 18 anos e não tiver CPF, vai a data de nascimento no lugar do número. Quem pagou precisa ter CPF sempre.
| Entra | Fica de fora |
|---|---|
| Particular pago em Pix, cartão ou dinheiro | O que o convênio paga à clínica |
| Paciente que paga a clínica e depois pede reembolso ao plano | Sessão paga por empresa, como a de um funcionário |
| Valor que o paciente paga à clínica além do que o convênio cobre | Atendimento pago pelo SUS |
O critério é sempre quem pagou a clínica. O paciente que paga e é reembolsado pelo plano entra, porque o dinheiro saiu dele. O que o convênio paga direto à clínica não entra, porque saiu de uma pessoa jurídica.
A norma fala em valores recebidos, somados no ano. O que manda é a data em que o dinheiro entrou, não a data da sessão: o pacote vendido e pago em dezembro de 2026 entra na DMED de 2026, mesmo com as sessões em janeiro.
O texto da norma não trata de devolução. Se um paciente desistiu do pacote e você devolveu parte do valor, combine com o contador como lançar antes de fechar o ano, e registre a devolução com data e valor para ele ter de onde tirar a conta.
Os erros que voltam para a declaração do paciente
A Receita cruza o que a clínica declarou com o que o paciente deduziu. Três erros respondem pela maior parte das divergências:
Quem paga não é o paciente. A mãe paga a fisioterapia do filho, a filha paga a da mãe idosa, o marido paga a da esposa. Na DMED, o CPF de quem pagou vai no campo do responsável e o de quem foi atendido vai no do beneficiário. Inverter os dois leva a despesa para a declaração de quem não pagou, e quem pagou não encontra o valor na pré-preenchida.
CPF que falta ou que está errado. Paciente cadastrado sem CPF vira busca de última hora no WhatsApp em fevereiro. CPF digitado errado é pior: a despesa não chega a quem deduziu, e o paciente passa a ter um gasto que a Receita não confirma.
Nota e DMED contando histórias diferentes. Se a nota fiscal saiu no nome do paciente e a DMED no de quem pagou, ou se o total do ano não bate com a soma das notas, o paciente fica com dois documentos que não fecham. Emita a nota no nome de quem paga e cite na descrição quem foi atendido.
Prazo, entrega e multa
- Prazo: até as 23h59min59s (horário de Brasília) do último dia útil de fevereiro do ano seguinte. Para o que a clínica recebeu em 2026, a data pela regra é 26 de fevereiro de 2027, uma sexta-feira. A DMED anterior, dos recebimentos de 2025, venceu em 27 de fevereiro de 2026.
- Quem envia: a matriz, com as informações de todas as unidades, pelo programa gerador da Receita, transmitido pelo ReceitaNet. Na prática, quem preenche e transmite é o contador.
- Assinatura: exige certificado digital, exceto para empresa do Simples Nacional.
- Multa: entregar fora do prazo, com erro ou com omissão sujeita a clínica às multas do art. 57 da Medida Provisória 2.158-35/2001. Prestar informação falsa é crime contra a ordem tributária.
Como chegar a fevereiro com os dados prontos
O contador transmite a declaração, mas os dados saem da clínica. O que funciona é uma rotina ao longo do ano, não um mutirão em fevereiro:
- CPF no cadastro de todo paciente. Na criança sem CPF, a data de nascimento.
- Pergunte na primeira sessão quem paga. Se não for o paciente, anote no cadastro o nome e o CPF de quem paga.
- Lance cada recebimento no dia, com data, valor e paciente, inclusive o Pix que chega sem identificação. Anote de quem era na hora, enquanto você lembra.
- Separe o que vem de convênio e de empresa do que vem de pessoa física. Só o segundo vai para a DMED.
- Feche o mês. Conferir os recebimentos de cada paciente uma vez por mês leva minutos; reconstruir o ano inteiro a partir do extrato do banco leva dias.
- Mande ao contador em janeiro a lista de quem pagou, com CPF, quem foi atendido e o total do ano de cada um.
Se você é autônomo e atende sozinho, a rotina é quase a mesma, só que o destino é o Receita Saúde, emitido perto do atendimento, e não a DMED. É o regime tributário que você escolheu que decide de qual lado você está.
A DMED é a soma, por quem pagou, de recebimentos que você já lança ao longo do ano. No Clinvo, o CPF fica no cadastro do paciente e cada recebimento é lançado com data e valor, ligado ao paciente; no Financeiro, você filtra as cobranças por paciente e pela data de pagamento. Em janeiro, a conferência com o contador sai do sistema, e não do extrato do banco. Teste grátis por 14 dias, sem cartão de crédito.