Como preencher a guia SP/SADT na fisioterapia: campo a campo, da senha à assinatura do paciente

A guia SP/SADT tem mais de sessenta campos, e boa parte deles foi desenhada para exame de imagem, cirurgia e internação. É aí que a recepção se perde: campo que deveria ficar vazio é preenchido “para não deixar em branco”, e campo que decide o pagamento é copiado da guia do mês passado, com o erro do mês passado junto.

O resultado aparece semanas depois, no demonstrativo, como uma sessão a menos. E quase nunca o problema foi clínico.

Este guia percorre a guia na ordem do modelo da ANS, bloco por bloco, dizendo o que vai em cada campo quando quem executa é o fisioterapeuta e quais ficam em branco. No fim há um checklist para conferir antes de fechar.

Antes do primeiro campo: três coisas que mudam a leitura

1. Sessão vai na SP/SADT; a avaliação, em geral, vai na guia de consulta. São documentos diferentes, com códigos diferentes. Os códigos de cada um estão no guia de códigos TUSS da fisioterapia. Aqui o foco é o preenchimento.

2. Procure o campo pelo nome, não pelo número. O modelo da ANS numera os campos, mas o portal de cada convênio organiza a tela do jeito dele, e o número que você vê na tela raramente bate com o da guia em papel.

3. O papel e o arquivo não levam as mesmas coisas. Quando a cobrança vai por lote XML, o que vale é o arquivo, e ele ficou mais enxuto: na versão 4.00 do padrão TISS, o nome do paciente e o número do Cartão Nacional de Saúde saíram do arquivo. Hoje, no arquivo, quem identifica o paciente é o número da carteirinha. O nome continua na guia em papel, que é a via que o paciente assina e que a auditoria pede.

A consequência prática é simples: carteirinha com um dígito trocado não é “quase certa”. No arquivo, é outro beneficiário, ou nenhum.

Cabeçalho

Um detalhe sobre o número da guia: há convênios que exigem que o número da guia no prestador seja o mesmo que eles forneceram na autorização. Quando é o caso, a regra está no manual do prestador, e ignorá-la faz o convênio não encontrar a guia na conferência.

Dados da autorização: onde nasce a maior parte das glosas

Este bloco transcreve o que o convênio autorizou. Não há interpretação aqui: é copiar o que veio e conferir.

• Data da autorização. O dia em que o convênio autorizou. Nenhuma sessão da guia pode ser anterior a essa data. Atender “enquanto a senha não sai, para não perder o paciente” é um dos jeitos mais comuns de ter uma sessão glosada com o atendimento impecável.
• Senha. Exatamente como veio, com letras, números e zeros à esquerda.
• Data de validade da senha. O prazo da autorização. Sessão feita depois dessa data está fora da cobertura, mesmo que ainda haja saldo de sessões autorizadas.
• Código de validação. Alguns convênios exigem um código gerado no atendimento, normalmente o token que o paciente gera no aplicativo do plano, para comprovar que ele estava lá. Se o seu convênio usa, o manual diz quando pedir e onde informar. Se não usa, o campo fica em branco.

O paciente que faltou duas semanas e voltou é o caso clássico: ainda há saldo de sessões, mas a senha venceu. Vale olhar a validade na hora de agendar, não na hora de fechar a guia.

Dados do beneficiário

• Número da carteira. Igual ao cartão, dígito por dígito, incluindo zeros à esquerda. Confira no cartão ou no aplicativo do plano a cada nova autorização: quando o paciente troca de plano dentro do mesmo convênio, o número pode mudar.
• Nome. Na guia em papel, como está na carteirinha. No arquivo, como vimos, ele não vai mais.
• Atendimento a recém-nascido. “Não” em praticamente toda a fisioterapia. “Sim” só quando o bebê é atendido na carteirinha da mãe ou do titular, o que a lei dos planos garante nos primeiros 30 dias depois do parto, nos planos com cobertura obstétrica (Lei 9.656/1998, art. 12). É o caso típico da fisioterapia respiratória neonatal.

Dados do solicitante: quem pediu, não quem atende

É o bloco em que a recepção mais se confunde, porque o nome do fisioterapeuta está na ponta da língua. Mas o solicitante é quem assinou o pedido, na maioria dos casos o médico. Quem atende vai mais adiante, no bloco do profissional executante.

Três situações que fogem do caso comum:

• O médico não é credenciado no convênio, ou você não tem o código dele. O padrão prevê valores reservados para isso, entre eles o CBO 999999, de “não informado”. Antes de usar, confirme no manual se o seu convênio aceita.
• O paciente veio sem pedido médico. A fisioterapia pode atender sem encaminhamento, e há convênios que aceitam o próprio fisioterapeuta como solicitante: nesse caso o bloco leva os seus dados, com o conselho 05 (CREFITO) e o seu CBO. Mas a maioria exige o pedido médico para autorizar a série, e aí não há o que preencher sem ele. Quem decide é o contrato; a parte do conselho está no artigo sobre atender sem encaminhamento médico.
• A UF é sigla no papel e número no arquivo. No XML, a UF vai como código do IBGE: São Paulo é 35, Minas Gerais é 31. Quem gera o arquivo precisa fazer essa conversão, e sistema que grava “SP” gera arquivo reprovado.

Dados da solicitação

• Caráter do atendimento. 1 (eletivo) para praticamente toda a fisioterapia ambulatorial. O 2 (urgência ou emergência) é para urgência de fato, como a fisioterapia respiratória num pronto-socorro. Marcar urgência para a autorização “andar mais rápido” é informação errada numa guia que a auditoria confere com o pedido.
• Data da solicitação. A data do pedido médico, não a da primeira sessão. Muitos convênios só aceitam o pedido dentro de um prazo de validade, definido no manual. Pedido antigo é motivo comum de negativa já na autorização.
• Indicação clínica. O motivo do tratamento, copiado do pedido. No arquivo, o campo aceita até 500 caracteres, e vários convênios recusam a guia sem ele. Não é o lugar do seu diagnóstico cinético-funcional, que fica no prontuário.
• CID. A guia SP/SADT não tem campo próprio para o CID no padrão atual. Quando o convênio exige, o manual diz onde informar: em geral junto da indicação clínica ou num campo do portal. O CID é o do pedido, e a tabela dos principais CIDs da fisioterapia ajuda a conferir se ele é coerente com o que você está faturando.

Na guia em papel, este bloco ainda traz os procedimentos solicitados: tabela, código, descrição, quantidade solicitada e quantidade autorizada. A primeira é o que o médico pediu; a segunda, o que o convênio autorizou. As duas podem ser diferentes, e quem manda na guia é a autorizada.

Dados do contratado executante

É a identificação de quem executou: a clínica, ou você, se é credenciado como pessoa física.

• Código na operadora / CPF / CNPJ. Como o convênio identifica o prestador: o código que ele te deu, o CNPJ da clínica ou o seu CPF. Na dúvida, use o mesmo que aparece nas guias que já foram pagas.
• Nome do contratado. A razão social, ou o seu nome, como está no credenciamento.
• Código CNES. Os 7 dígitos do CNES. Sem CNES, o padrão aceita o valor reservado 9999999, mas alguns convênios recusam. E o cadastro é obrigatório para o estabelecimento de saúde mesmo que ele só atenda particular.

Dados do atendimento: o bloco que mais mudou

Aqui são três escolhas, e duas delas confundem quem aprendeu a preencher guia em versões anteriores do padrão.

Tipo de atendimento: 03 (outras terapias). É o tipo das sessões de fisioterapia, salvo orientação diferente no manual do convênio. O 04 (consulta) é da consulta, não da sessão.

Regime de atendimento: onde o atendimento aconteceu. No padrão exigido hoje (4.03.00), o campo é obrigatório:

A mudança que mais pega: o antigo tipo de atendimento 06, “atendimento domiciliar”, não existe mais na lista. O lugar do atendimento saiu do tipo e foi para o regime. Na fisioterapia domiciliar, a sessão é tipo 03 com regime 02. Guia preenchida do jeito antigo reprova na validação do arquivo. No teleatendimento, o regime é 05.

Indicação de acidente. 9 (não é acidente) na maioria dos casos. 0 é acidente de trabalho, 1 é acidente de trânsito, 2 são outros acidentes. Copie do pedido e da anamnese, sem escolher o que parece “passar mais fácil”: reabilitação de fratura por acidente de moto marcada como “não é acidente” é informação errada, e a auditoria pode cruzá-la com o pedido médico.

Os outros campos do bloco (tipo de consulta, motivo de encerramento e saúde ocupacional) ficam em branco na sessão de fisioterapia.

Procedimentos realizados: uma linha por sessão

Este é o erro de preenchimento mais caro da fisioterapia: lançar a série inteira numa linha só, com quantidade 10 e a data da última sessão.

O padrão tem uma linha por procedimento executado, cada uma com a sua data. Na terapia seriada, isso significa uma linha por sessão, com a data em que ela aconteceu. É assim que o convênio confere cada data contra a validade da senha, contra a quantidade autorizada e contra a assinatura do paciente. A linha única tira dele essa conferência, e é comum a guia voltar glosada pedindo as datas.

Falta e sessão cancelada não entram. Não existe linha de “sessão não realizada” para cobrar: ou a sessão aconteceu e tem data, evolução e assinatura, ou não vai na guia.

Profissional executante: quem atendeu cada sessão

Cada linha leva a identificação de quem fez aquela sessão:

• Código na operadora ou CPF do profissional
• Nome
• Conselho: 05 (CREFITO)
• Número no conselho e UF
• CBO, o código da ocupação

O CBO do fisioterapeuta geral é 223605. Há códigos por especialidade, como 223625 (respiratório), 223630 (neurofuncional), 223635 (traumato-ortopédico funcional), 223655 (esportivo) e 223660 (do trabalho). Use o que está no seu credenciamento: CBO incompatível com o procedimento é motivo de glosa, e no arquivo o código precisa estar na lista fechada do padrão. Código fora da lista reprova o arquivo inteiro.

Na clínica com mais de um fisioterapeuta, cada sessão sai em nome de quem atendeu naquele dia, e não do responsável técnico nem do dono. Se o convênio credencia cada profissional, a sessão lançada em nome de quem não é credenciado é glosada.

A parte que só existe no papel: datas da série e assinatura do paciente

A guia em papel tem um bloco com as datas de realização dos procedimentos em série e a assinatura do beneficiário ao lado de cada data. Na fisioterapia, é o bloco mais importante da via física: o paciente assina no dia da sessão, na linha daquela data.

• Imprima a guia no começo do ciclo, já com o número definido, e deixe na recepção ou na pasta do paciente.
• Colha a assinatura na saída da sessão, não no fim do mês.
• Confira se as datas assinadas batem com as linhas da guia e com a agenda.

Assinaturas colhidas todas no último dia, com as datas escritas pela recepção, são a primeira coisa que uma auditoria procura. E como muitos convênios pedem a via assinada quando auditam, uma guia sem assinatura por sessão pode colocar em dúvida a série inteira, e não uma sessão só.

Alguns convênios trocaram a assinatura em papel por token ou biometria no aplicativo do plano. Nesse caso, a regra do manual substitui esta seção, mas a lógica é a mesma: uma confirmação do paciente por sessão, no dia.

Observação, totais e assinaturas

• Observação / justificativa. Até 500 caracteres no arquivo. Use para o que o manual do convênio pede e para explicar algo que foge do padrão. Não é lugar de evolução: o convênio que quer justificativa clínica pede relatório, e o modelo de relatório de continuidade mostra o que escrever nele.
• Totais. O total de procedimentos é a soma das linhas. Taxas, materiais, medicamentos, OPME e gases ficam zerados numa sessão comum, a não ser que o contrato pague material à parte. O total geral é a soma de tudo.
• Assinaturas. A do contratado executante e, na guia em papel, a do beneficiário.

Os campos que ficam em branco na fisioterapia

Salvo orientação diferente no manual do convênio:

No arquivo XML, campo em branco simplesmente não aparece: um campo presente e vazio reprova a validação.

Checklist antes de fechar a guia

• Data da autorização, senha e validade copiadas da autorização
• Nenhuma sessão antes da data da autorização nem depois da validade da senha
• Número de linhas igual ou menor que a quantidade autorizada
• Carteirinha idêntica ao cartão, dígito por dígito
• Solicitante é quem assinou o pedido, com conselho, número, UF e CBO dele
• Caráter 1, tipo de atendimento 03 e o regime certo: 01 no consultório, 02 em casa, 05 em telessaúde
• Uma linha por sessão, com a data real e quem atendeu
• Falta e sessão cancelada fora da guia
• Assinatura do paciente em cada data, colhida no dia
• Valores da tabela do convênio, não do particular

Se a guia voltar mesmo assim, o motivo vem codificado no demonstrativo, e o recurso de glosa por motivo mostra como responder a cada um.

No Clinvo, a guia SP/SADT sai da autorização que você já registrou. Senha, data, validade, quantidade e o token, quando o convênio usa, entram uma vez só, junto do solicitante, seja ele um profissional da clínica ou um médico de fora, com conselho, número e UF. Tipo de atendimento, regime, caráter e indicação de acidente vêm do padrão que você define para cada convênio, e podem ser trocados numa autorização específica, como a do paciente atendido em casa. A autorização já nasce com a guia em rascunho e o número definido, pronta para imprimir com as linhas de data e assinatura de cada sessão.

Ao fechar a guia, entram só as sessões marcadas como realizadas, cada uma na sua linha, com a data da agenda e o profissional que atendeu. Antes disso, o Clinvo confere o Registro ANS, a identificação da clínica, a carteirinha, a senha e as datas, a quantidade contra o autorizado e o conselho e o CBO de quem pediu e de quem atendeu, e diz quem corrige o que estiver faltando. Depois, gera a guia em PDF e o arquivo XML do lote no padrão TISS 4.03.00.

O envio continua sendo seu, pelo portal do convênio: o Clinvo não se conecta a ele. O faturamento de convênios está nos planos Profissional e Clínica e é ativado pela clínica. O passo a passo está em registrar a autorização e marcar as sessões. Teste grátis por 14 dias, sem cartão de crédito.