O convênio autorizou 10 sessões. Na nona, o paciente ainda não bateu as metas — falta amplitude, falta força, falta função. Você precisa de mais 10. E aí vem a frase da recepção: “o plano só libera mais sessões com relatório de evolução do fisioterapeuta.”
Você senta entre um paciente e outro, abre o Word, escreve três linhas — “paciente evoluindo bem, necessita continuidade do tratamento fisioterapêutico” — assina e manda.
Duas semanas depois: glosado. O auditor do plano não autorizou. A recepção liga, o paciente reclama, e você refaz o documento no susto, dessa vez com números, escalas e metas. Aí é liberado.
O relatório de três linhas e o relatório aprovado descrevem o mesmo paciente. A diferença não está na clínica — está no que o auditor consegue ler. Este texto é o esqueleto do relatório que a operadora aprova: modelo pronto no fim, o que escrever seção por seção, e os erros que garantem a glosa.
Por que o convênio pede esse relatório (e o que o auditor procura)
Antes do modelo, entender o leitor. Quem lê o seu relatório não é o médico do paciente — é um auditor da operadora, que precisa justificar internamente por que o plano vai gastar mais 10 sessões com esse beneficiário.
A exigência de relatório para prorrogar sessões é regra da operadora, não da fisioterapia. (Se você atende esse mesmo paciente no particular, ninguém pede relatório de continuidade — a autonomia da profissão permite atender e dar seguimento sem essa camada.) No convênio, porém, é condição de pagamento — e o auditor está procurando exatamente três coisas:
- O paciente evoluiu? (se não evoluiu nada, o plano questiona a eficácia)
- Ainda falta objetivo a atingir? (se já atingiu tudo, não precisa de mais sessões)
- A quantidade pedida faz sentido para o que falta? (10 sessões a mais para uma meta pequena é excesso)
Se o seu texto não responde essas três perguntas com dado objetivo, o auditor tem argumento para glosar. Todo o resto do artigo é sobre respondê-las de forma que ele não consiga negar.
A estrutura do relatório que autoriza, seção por seção
Um relatório de continuidade defensável é curto e seco — uma página. Nada de “história clínica em três parágrafos”. Dado.
1. Identificação
- Nome do paciente, número da carteirinha do plano, data de nascimento
- Nome do fisioterapeuta, CREFITO com número, especialidade se houver título
- Clínica, contato
- Data de início do tratamento e data do relatório
Papel timbrado, e no formato/formulário que a operadora exigir (muitas têm modelo próprio — usar o errado já é motivo de glosa).
2. Diagnóstico e CID referenciado
Uma frase, referenciando o CID que veio da solicitação médica:
“Paciente em tratamento fisioterapêutico por síndrome do manguito rotador à direita (CID M75.1), conforme solicitação médica de [data].”
Você referencia o CID — não cria diagnóstico médico. Some o diagnóstico cinético-funcional para dar corpo ao que você trata.
3. Sessões realizadas e conduta aplicada
Objetivo:
“Autorizadas 10 sessões, realizadas 9 entre [data] e [data], frequência 2x/semana. Conduta: cinesioterapia para ganho de ADM, fortalecimento progressivo do manguito e estabilizadores da escápula, terapia manual e educação do paciente.”
Isso mostra ao auditor que as sessões anteriores foram usadas — e como.
4. Evolução objetiva (o coração do relatório)
Aqui é onde a maioria dos relatórios morre. Não escreva “evoluindo bem”. Escreva números, comparando avaliação inicial e momento atual:
| Parâmetro | Avaliação inicial | Reavaliação atual | Valor de referência |
|---|---|---|---|
| Dor (EVA) | 8/10 | 4/10 | 0 |
| Flexão de ombro (goniometria) | 90° | 130° | 180° |
| Força (Oxford) | Grau 3 | Grau 4 | 5 |
| Escala funcional (SPADI/DASH) | [pontuação] | [pontuação] | — |
Cada linha conta uma história: melhorou, mas ainda não chegou ao normal. É exatamente esse “meio do caminho” que justifica continuar. Um único número faz mais pela autorização do que um parágrafo inteiro de adjetivos.
5. Metas ainda não atingidas (a justificativa da continuidade)
Esta seção é a resposta direta à pergunta do auditor “por que mais sessões?”. Liste o que falta:
“Metas ainda não atingidas: recuperar amplitude completa de flexão e abdução (déficit de 50°), atingir força grau 5, e restabelecer função para atividades laborais acima da linha do ombro (paciente é pintor). Sem a continuidade, há risco de estabilização em quadro subótimo e recidiva.”
Você conecta a meta pendente à vida real do paciente (o trabalho dele, a atividade que ainda não faz). Isso torna a continuidade concreta, não burocrática.
6. Sessões solicitadas, com frequência
Peça um número e justifique-o:
“Solicita-se autorização de mais 10 sessões, frequência 2x/semana, estimando-se esse período para atingir as metas descritas, com reavaliação ao término.”
Número redondo sem base (“mais umas sessões”) o auditor corta. Número ancorado nas metas, ele autoriza.
7. Assinatura, carimbo e CREFITO
- Assinatura + carimbo com nome e CREFITO
- Data
O que NÃO escrever (cada uma dessas puxa a glosa)
“Paciente evoluindo bem.” Ambíguo — e pode ser lido como “já melhorou, não precisa de mais”. Substitua por números que mostram melhora e meta pendente.
“Necessita continuidade do tratamento” sem justificar. É pedido, não argumento. O auditor precisa da razão clínica, não da sua conclusão.
Repetir a mesma evolução do relatório anterior. Se você pede a terceira prorrogação com o mesmo texto da primeira, o auditor lê estagnação — e estagnação é motivo clássico de glosa (“tratamento sem resposta”). Cada relatório mostra o delta desde o anterior.
Evolução sem escala, só descrição. “Paciente com menos dor e mais movimento” não é dado. EVA de 8 para 4 é dado.
Ignorar o formulário da operadora. Muitos planos têm formulário próprio de solicitação/relatório. Enviar em formato livre quando a operadora exige o dela é glosa administrativa — nem chega a ser avaliado o mérito clínico.
Pedir número de sessões sem relacionar às metas. “Mais 20 sessões” para uma meta pequena vira sinal de excesso. Peça o que as metas justificam.
Modelo pronto (esqueleto para adaptar)
[Papel timbrado da clínica — ou formulário exigido pela operadora]
RELATÓRIO DE EVOLUÇÃO E SOLICITAÇÃO DE CONTINUIDADE — FISIOTERAPIA
Identificação:
Paciente: [nome] Carteirinha: [nº] Nasc.: [data]
Fisioterapeuta: [nome] — CREFITO [nº]
Início do tratamento: [data] Data do relatório: [data]
1. Diagnóstico
[Condição + CID referenciado da solicitação médica]
2. Sessões realizadas
Autorizadas: [nº] Realizadas: [nº] Frequência: [x/semana]
Conduta aplicada: [resumo objetivo]
3. Evolução objetiva (inicial → atual)
- Dor (EVA): [inicial] → [atual]
- ADM (goniometria): [inicial] → [atual] (ref.: [valor normal])
- Força (Oxford): [inicial] → [atual]
- Escala funcional [nome]: [inicial] → [atual]
4. Metas ainda não atingidas
[O que falta + ligação com a atividade real do paciente + risco de interromper]
5. Sessões solicitadas
[Nº] sessões, [frequência], com reavaliação ao término.
_______________________________
[Assinatura]
[Nome] — CREFITO [nº]
[Carimbo]
Como enviar (e por que isso importa)
No formato da operadora. Antes de enviar, confirme no manual do prestador ou com a auditoria qual o formulário, o prazo e a via (portal, e-mail, físico). Relatório fora do padrão exigido é glosado sem sequer ser lido no mérito.
Guarde a via arquivada. Uma via vai para o plano, outra fica no prontuário — a guarda do prontuário é obrigatória por 20 anos (Res. COFFITO 415/2012), e o relatório faz parte dele.
Datas coerentes. A data das reavaliações precisa bater com as sessões registradas. Auditor que encontra reavaliação em dia sem atendimento desconfia do documento inteiro.
Uma ressalva honesta: cada operadora tem regra própria de formulário, quantidade autorizada por ciclo e critério de auditoria. O esqueleto acima serve para qualquer uma, mas o formato final é o que o seu contrato de credenciamento define.
O que muda quando o sistema entra
Escrever esse relatório do zero toda vez é o que empurra o fisioterapeuta para o texto de três linhas — o que é glosado. O que resolve:
A evolução objetiva já existe no prontuário. Se você registra cada sessão com escala (EVA, goniometria, Oxford, escala funcional), o relatório de continuidade não é escrita nova — é a leitura do que você já anotou. A comparação “inicial → atual” que convence o auditor vem direto do histórico.
Modelo salvo com variáveis. Nome, carteirinha, CREFITO, CID, datas — tudo isso está no cadastro do paciente. Um modelo com variáveis preenche a parte administrativa sozinho; você foca no que só o profissional escreve: metas pendentes e justificativa clínica.
Um modelo por operadora. Se você atende dois ou três planos com formulários diferentes, salvar um modelo para cada evita refazer a diagramação a cada pedido.
O Clinvo tem documentos clínicos em PDF com modelos personalizáveis — dá para montar um modelo de “Solicitação/Relatório para o Convênio” com variáveis (paciente, carteirinha, CREFITO, CID, datas) e puxar a evolução das sessões registradas no prontuário, para o relatório de continuidade sair pronto em cliques com o dado objetivo que evita a glosa. Teste grátis por 14 dias, sem cartão de crédito.