Você abre a página de preços, vê o valor para um profissional e pensa: razoável. Aí marca “3 profissionais” no simulador — e a mensalidade quase triplica. Adiciona a secretária, e sobe de novo.
Esse não é um defeito do simulador. É o modelo de cobrança dominante no mercado de sistemas de gestão: preço por profissional cadastrado. E ele muda completamente a conta quando quem assina é uma clínica, não um autônomo.
Antes de comparar valores de capa, vale entender como cada modelo funciona — e onde a conta cresce sem você perceber.
Os três modelos de cobrança que você vai encontrar
Por profissional (ou por usuário, ou por licença). A mensalidade é um preço unitário multiplicado pelo tamanho da equipe. No mercado de sistemas para fisioterapia, o valor típico fica entre R$ 50 e R$ 80 por profissional. É o modelo que parece mais justo à primeira vista — cada um paga o que usa — mas é também o que cresce mais rápido: o custo acompanha a equipe de forma linear, e cada contratação nova vem com um reajuste embutido na mensalidade do sistema.
Por módulo (ou por recurso). O plano base é barato e cobre agenda e cadastro. Financeiro é um adicional. WhatsApp automático é outro. Relatórios, mais um. O preço anunciado na página inicial raramente é o preço de quem usa o sistema de verdade — a soma dos módulos que uma clínica precisa costuma dobrar ou triplicar o valor base.
Base fixa com profissionais inclusos. Um valor fechado que já inclui um número de profissionais (geralmente 3 a 5), com adicional menor por profissional extra. O custo não é linear: a terceira e a quarta pessoa da equipe custam proporcionalmente menos que a primeira. É o modelo que tende a favorecer clínicas pequenas e médias.
Muitos sistemas combinam os três — cobram por usuário e vendem módulos à parte. Nesses casos, a única forma de saber o preço real é simular o seu cenário completo.
A conta para uma clínica de 3 e de 5 fisioterapeutas
A simulação abaixo usa a faixa típica do mercado (R$ 50 a R$ 80 por profissional) e assume que a secretária conta como usuário — o que é comum no modelo por licença.
| Cenário | Por profissional (R$ 50–80/usuário) | Base fixa + extras |
|---|---|---|
| 3 fisioterapeutas + 1 secretária | R$ 200 a R$ 320/mês | valor fechado (ex.: R$ 149) |
| 5 fisioterapeutas + 2 secretárias | R$ 350 a R$ 560/mês | base + 2 extras (ex.: R$ 229) |
A diferença anual entre os dois modelos, no cenário de 5 fisioterapeutas, fica entre R$ 1.400 e R$ 4.000 — dinheiro que dá para virar reserva, marketing ou o repasse de várias sessões.
Esses valores são faixas de mercado, não o preço de um sistema específico. O ponto não é o número exato: é que no modelo por usuário a mensalidade dobra quando a equipe dobra — e no modelo de base fixa, não.
As cinco letras miúdas que mudam a conta
O preço da página inicial quase nunca é o preço final. Antes de assinar, confira estes cinco pontos no contrato ou com o comercial:
1. A secretária conta como usuário?
Em muitos sistemas por licença, qualquer login conta — inclusive o da recepção. Uma clínica com 3 fisioterapeutas e 1 secretária paga por 4 usuários. Se a recepção trabalha em dois turnos, com duas pessoas, são 5. É a pergunta que mais muda a simulação e a que menos aparece na página de preços.
2. Os módulos que você precisa estão no valor?
Lembrete automático por WhatsApp, controle financeiro com pacotes de sessões, relatórios por profissional — em vários sistemas, cada um desses é um adicional. Peça a lista completa do que está incluído no plano cotado, não o catálogo geral de funcionalidades do sistema.
3. O que acontece quando você contratar o próximo fisioterapeuta?
No modelo por usuário, contratar o quarto profissional aumenta a mensalidade automaticamente — às vezes com mudança de faixa de plano, que reajusta o preço de todos os usuários, não só do novo. Pergunte explicitamente: “se eu passar de 3 para 4 profissionais, quanto passo a pagar?“
4. Existe limite de pacientes ou de agendamentos?
Alguns sistemas cobram por faixa de pacientes cadastrados ou de atendimentos por mês. Para uma clínica com equipe, esse teto chega rápido — e o “upgrade de faixa” é mais um reajuste embutido que não aparecia na simulação inicial.
5. Tem fidelidade ou multa de cancelamento?
Contrato anual com multa proporcional é comum em sistemas que cobram por usuário — justamente porque a mensalidade alta precisa de amarração para não perder o cliente. Verifique o prazo, a multa e quem fica com os seus dados se você sair.
O checklist de 5 perguntas antes de assinar
Na conversa com qualquer fornecedor, leve estas perguntas prontas:
- Quanto pago por mês com X fisioterapeutas e Y secretárias, com WhatsApp, financeiro e relatórios inclusos?
- Secretária/recepção conta como usuário pago?
- Quanto passo a pagar quando adicionar mais um profissional?
- Existe limite de pacientes, agendamentos ou armazenamento?
- Tem fidelidade? Qual a multa e como exporto meus dados se eu cancelar?
Se o comercial não responder as cinco com números, a simulação está incompleta — e a surpresa vem na fatura.
Como o Clinvo cobra
O Clinvo usa o modelo de base fixa com profissionais inclusos:
Plano Clínica — R$ 149/mês. Já inclui 3 fisioterapeutas, secretárias gratuitas e ilimitadas, agenda independente por profissional, prontuário completo (anamnese + evolução SOAP), lembretes automáticos via WhatsApp, financeiro com pacotes e relatórios por profissional, comissões e dashboard gerencial. Cada profissional adicional custa R$ 40/mês (ou R$ 400/ano).
Na prática, a simulação dos cenários acima fica assim:
| Cenário | Por profissional (mercado) | Clinvo Plano Clínica |
|---|---|---|
| 3 fisioterapeutas + 1 secretária | R$ 200 a R$ 320/mês | R$ 149/mês |
| 5 fisioterapeutas + 2 secretárias | R$ 350 a R$ 560/mês | R$ 229/mês |
Sem cobrança por paciente, sem módulos à parte dentro do plano e sem contrato de fidelidade. No ciclo anual, o valor equivale a 2 meses grátis. E as cinco perguntas do checklist têm resposta pública na análise honesta de prós e contras e no FAQ de antes de assinar.
Se a sua clínica tem 3 fisioterapeutas ou mais, faça a simulação com os seus números antes de assinar qualquer sistema — inclusive o nosso. No Clinvo, a conta é transparente: R$ 149/mês com 3 profissionais inclusos e secretárias ilimitadas sem custo.
Teste grátis por 14 dias, sem cartão de crédito: app.clinvo.com.br/register