Quarta-feira, 21h. Chega no WhatsApp: “Oi! Posso repor a aula de segunda na sexta às 7h?”
Para responder, você precisa de quatro informações. A aula de segunda foi cancelada com aviso ou ela simplesmente não apareceu? Ela já repôs alguma aula este mês? A turma de sexta às 7h tem vaga? E a reposição vai ser no mesmo mês da aula perdida?
As respostas estão em lugares diferentes: a agenda, o caderno de presença, a planilha das mensalidades e a sua memória. São 21h. Você responde “pode, sim!” porque é mais fácil do que conferir. Multiplique isso por 60 alunos e você tem um studio em que a reposição deixou de ser cortesia e virou aula extra de graça, distribuída para quem pede mais.
A solução não é ser mais dura. É ter uma regra curta, escrita e igual para todo mundo — e um jeito de saber em dez segundos se o pedido cabe nela.
No plano mensal, a reposição é cortesia com regra
No pacote de sessões, a reposição nem existe como conceito: a sessão desmarcada simplesmente não foi consumida e continua no pacote. No plano mensal, não. O aluno paga pela vaga fixa no horário — o mês remunera a reserva, não um número de aulas. A aula perdida não “volta” sozinha.
Por isso a reposição no plano mensal é uma cortesia. E cortesia sem limite tem três efeitos previsíveis:
- Lota o horário nobre. Ninguém pede para repor às 14h de terça. Todo mundo quer o 7h e o 18h, que já são as turmas cheias.
- Vira aula extra. Sem limite e sem ligar cada reposição à aula que ela substitui, em dois meses ninguém sabe mais o que foi reposição e o que foi aula a mais — e a aluna que fez 11 aulas num plano de 8 pagou o mesmo que as outras.
- Premia quem pede. O aluno tímido perde a aula; o insistente repõe todas. Regra que depende de quem pergunta não é regra.
As quatro decisões da política de reposição
Toda política de reposição responde quatro perguntas. Decida as quatro antes de escrever qualquer texto.
1. O que dá direito: cancelamento, falta ou os dois
A diferença entre cancelar e faltar não é detalhe. Quem cancela com antecedência devolve a vaga a tempo de você oferecer a outro aluno — ou, no mínimo, de não ficar esperando. Quem falta sem avisar deixou a vaga vazia: o aparelho ficou reservado, a turma rodou com um a menos, e esse horário já tinha sido pago.
O padrão que funciona na maioria dos studios:
- Cancelamento com antecedência mínima dá direito a repor. Quatro horas é o mais comum; studios com horário nobre muito disputado pedem até doze.
- Falta sem aviso não dá.
- Atestado médico pode virar exceção, desde que esteja escrita. Afastamento longo não é reposição: é trancamento do plano.
É a mesma lógica da política de cancelamento do atendimento individual, com outra forma: em vez de cobrar a falta, você deixa de repor.
2. Quantas por mês
O limite mensal é o que impede a reposição de virar uma segunda frequência. Para calibrar, compare com o número de aulas que o plano prevê:
| Frequência do plano | Aulas no mês (média) | 1 reposição representa | 2 reposições representam |
|---|---|---|---|
| 1x por semana | ~4,3 | ~23% | ~46% |
| 2x por semana | ~8,7 | ~12% | ~23% |
| 3x por semana | ~13 | ~8% | ~15% |
A média vem de 52 semanas divididas por 12 meses. Uma reposição por mês para quem faz 1x por semana; até duas para quem faz 2x ou mais. Acima disso, você não está repondo aula perdida — está administrando um horário que ninguém contratou.
3. Até quando: no mesmo mês, em 30 dias ou acumulando
| Prazo | Como funciona | O que acontece na prática |
|---|---|---|
| Dentro do próprio mês | A aula de setembro só é reposta em setembro | Fecha o mês. Simples de explicar e de conferir |
| Em até 30 dias corridos | A aula de 25/09 pode ser reposta até 25/10 | A reposição de setembro passa a disputar vaga em outubro |
| Sem prazo | Toda aula perdida fica guardada para usar depois | Vira banco de aulas, cresce mais rápido que as vagas livres e explode no fim do ano |
A recomendação é dentro do próprio mês. A mensalidade de setembro remunera setembro. Quando a reposição atravessa o mês, cada aluna passa a carregar aulas pendentes que ninguém controla, e o dezembro com feriados vira uma fila de reposições disputando as mesmas turmas.
O ponto fraco dessa regra é o fim do mês: quem cancela no dia 29 não tem tempo de repor. Isso tem solução, e ela está logo abaixo, na sobra.
4. Onde a reposição pode entrar
Duas regras, e nenhuma é negociável:
- Mesmo serviço. Aula de Pilates repõe em turma de Pilates. Hidroterapia é outro serviço, com outro custo e outra capacidade.
- Só em turma com vaga. A reposição nunca passa da capacidade da turma. Se a turma de sexta às 7h está cheia, a resposta é outro horário — não um aluno a mais no aparelho. Quem paga por aquele horário fixo não pode ter a aula piorada para acomodar a reposição de outra pessoa.
Se você ainda não sabe a capacidade real de cada horário, comece pela grade de turmas. A reposição depende dela.
Quatro políticas comuns, lado a lado
| Política | Para o aluno | Para a turma | Risco |
|---|---|---|---|
| Sem reposição | Previsível, mas soa dura | Grade estável | Evasão de quem viaja ou trabalha em turno |
| 1 por mês, só cancelamento com aviso, no mesmo mês | Justa e fácil de entender | Ocupa vagas ociosas sem lotar | Baixo — é o padrão mais usado |
| 2 por mês, falta inclusa, no mesmo mês | Generosa | Pressão sobre os horários cheios | Quem falta sem avisar perde o motivo para avisar |
| Ilimitada em até 30 dias | Muito generosa | Horário nobre sempre disputado | Aula extra de graça e conta impossível de conferir |
Não existe a política certa para todo studio. Existe a que cabe na sua grade. Se você tem horários vazios no meio do dia, ser mais generosa custa pouco e ainda ocupa ociosidade. Se a grade vive cheia, cada reposição tira lugar de alguém.
Reposição e sobra não são a mesma coisa
Duas coisas diferentes costumam ser chamadas de “reposição”:
- Reposição é a aula marcada no lugar de uma aula específica perdida. A aula de segunda foi cancelada; a de sexta a substitui. Ela ocupa a vaga da aula perdida e não é uma aula a mais.
- Sobra é a parte da cota do mês que o aluno não usou e que passa para o mês seguinte. Faz sentido em planos com número de aulas por mês (“8 aulas por mês”) e é a resposta para quem cancelou no dia 29 e não teve tempo de repor.
Se você adotar a sobra, coloque dois freios: um teto e uma validade. Uma semana de aulas é um bom teto — quem faz 2x por semana leva no máximo 2 para o mês seguinte. E a sobra vale por um mês só: o que ficou de setembro vale em outubro, não em novembro. Sem os dois freios, a sobra vira o mesmo banco de aulas que você evitou na decisão 3.
O texto para o contrato
A política só existe quando está escrita. Uma versão que cobre as quatro decisões:
“Ausências não geram desconto na mensalidade. A aula cancelada com no mínimo 4 horas de antecedência pode ser reposta uma vez por mês, dentro do próprio mês, na mesma modalidade e em turma com vaga disponível. Ausência sem aviso prévio não é passível de reposição. Reposições não utilizadas no mês não se acumulam.”
Se você adotar a sobra, acrescente:
“Aulas da cota mensal não utilizadas podem ser usadas no mês seguinte, até o limite de duas aulas, e perdem a validade ao fim desse mês.”
Essa cláusula conversa com as outras do contrato de plano mensal: feriado, trancamento e aviso prévio. E, se a regra mudar para quem já é aluno, avise por escrito e aplique a partir do mês seguinte — nunca no meio do mês.
Como responder o WhatsApp em dez segundos
Com a regra decidida, o pedido “posso repor a de segunda?” depende de quatro conferências:
- A aula de segunda foi cancelada com aviso ou foi falta?
- Quantas reposições ela já usou este mês?
- A turma pedida tem vaga?
- A reposição fica no mesmo mês da aula perdida?
Na planilha, cada resposta mora num lugar diferente, e é por isso que às 21h ninguém confere. A regra só funciona na prática quando as quatro respostas aparecem juntas na hora de marcar a aula. É isso que um sistema faz e a planilha não: ele não decide por você, mas mostra o que a sua regra precisa para ser aplicada.
No Clinvo, a reposição aparece na hora de marcar
No Clinvo, a reposição faz parte do módulo de Mensalistas (planos Profissional e Clínica) e é ligada em Configurações › Minha Clínica:
- “Permitir reposição de aula” liga a reposição na clínica, com o limite de reposições por mês, por aluna (padrão 2). Por padrão, só aula cancelada pode ser reposta. Marcando “Falta também pode ser reposta”, a falta entra também.
- Ao marcar uma aula nova para uma mensalista, o formulário mostra “Esta aula é reposição de…” com as aulas perdidas dela naquele mês que ainda não foram repostas. Quando o limite já foi usado, aparece “Reposições do mês já usadas (2 de 2)”.
- A reposição ocupa a vaga da aula perdida na cota do plano — não vira aula extra. E, como é uma aula comum da turma, a turma cheia continua recusando aluno acima da capacidade.
- “Aulas não usadas passam para o mês seguinte” liga a sobra, com teto configurável (em branco, vale uma semana de cota do plano) e validade de um mês. O contador do plano mostra “8 de 8 (+2 de sobra)”. A sobra depende de “Contar presença contra a cota do plano”, que mostra quantas aulas o aluno já fez e marcou no mês.
- Com o plano em “Vaga fixa na turma”, as aulas do mês já nascem na agenda nos horários do aluno. A reposição entra como exceção, não como remendo.
Três limites que é melhor saber antes:
- A reposição é sempre no mesmo mês da aula perdida. Se a sua política é “em até 30 dias corridos”, o sistema não segue essa regra; para a aula que não coube no mês, o caminho é a sobra.
- O sistema não mede a antecedência do cancelamento. Quem registra decide se a aula foi cancelada ou se foi falta, e é isso que define se ela pode ser reposta.
- As opções valem a partir do dia em que você as liga: aulas perdidas antes disso não entram, e nenhuma delas muda o valor da mensalidade. A reposição é marcada pelo computador; no app, a aula aparece com a indicação “Reposição da aula de 08/09”.
O que fazer esta semana
- Responda as quatro decisões em uma frase cada: o que dá direito, quantas por mês, até quando e onde entra.
- Olhe a grade. Se os horários nobres vivem cheios, comece pelo limite menor — aumentar depois é fácil; diminuir é crise.
- Escreva a cláusula e mande para os alunos atuais, valendo a partir do mês que vem.
- Aplique a mesma regra para todo mundo, inclusive para a aluna mais antiga.
A regra fica no contrato; a conferência fica no sistema. No Clinvo, o agendamento mostra a aula perdida da aluna, conta as reposições do mês e respeita a capacidade da turma. Teste grátis por 14 dias, sem cartão de crédito.