Quem está quase decidindo contratar um sistema de gestão invariavelmente tem uma última dúvida prática: quanto tempo vai levar para isso estar funcionando de verdade?
Não o tempo para aprender tudo. O tempo para sair do zero e ter o primeiro agendamento real no sistema — com paciente, serviço e horário — pronto para funcionar.
A resposta é: cerca de 20 minutos.
Não porque o processo foi simplificado além do ponto útil. Mas porque o mínimo que você precisa configurar para começar a usar o sistema de verdade é bem menor do que a maioria imagina.
O que você precisa ter em mãos antes de começar
Antes de abrir o Clinvo pela primeira vez, separe:
- Seu e-mail e uma senha
- O nome que você quer usar para a clínica ou consultório (pode ser o seu nome profissional)
- Seu número de CREFITO
- O nome de um serviço que você oferece, com a duração e o valor da sessão
- O nome e o número de telefone de um paciente — pode ser qualquer um da sua lista atual
Isso é suficiente para o primeiro agendamento funcionar. Todo o restante — dados completos da clínica, histórico de pacientes, anamneses — você vai preenchendo ao longo das primeiras semanas.
O passo a passo com o tempo real de cada etapa
1. Criar a conta — 2 minutos
Acesse app.clinvo.com.br/register e preencha nome, e-mail, senha e o nome da clínica. Pronto — a conta está criada e você já entra no sistema.
Nenhum cartão de crédito necessário. O período de teste começa nesse momento.
2. Preencher os dados da clínica — 3 minutos
Acesse Configurações → Dados da Clínica e preencha nome, CREFITO, telefone, e-mail e endereço de atendimento.
Essa etapa parece opcional, mas define como o seu nome vai aparecer nos documentos clínicos que o sistema gera — atestados, relatórios fisioterapêuticos, solicitações para convênio. Vale fazer agora para não precisar corrigir depois.
3. Cadastrar um serviço — 2 minutos
Acesse Serviços → Novo serviço e cadastre o primeiro: nome (por exemplo, “Fisioterapia ortopédica”), duração em minutos, valor da sessão e uma cor para identificar na agenda.
Você não precisa cadastrar todos os serviços agora. Um já é suficiente para criar o primeiro agendamento. Os demais você adiciona conforme precisar.
4. Configurar sua disponibilidade — 5 minutos
Acesse Configurações → Disponibilidade e defina quais dias da semana você atende e em quais horários.
Sem essa configuração, o sistema não tem como saber quando você está livre — o que significa que a agenda fica sem restrição de horário. Cinco minutos aqui evitam confusão desnecessária desde o início.
Se o seu horário varia por dia — você atende até as 18h de segunda a quinta, mas encerra mais cedo na sexta — configure cada dia separadamente. O sistema permite isso.
5. Cadastrar um paciente — 2 minutos
Acesse Pacientes → Novo paciente e cadastre nome, telefone e data de nascimento. O restante — endereço, convênio, observações — você preenche depois.
Cadastre o primeiro paciente que você vai atender amanhã, ou qualquer um da sua semana atual. Não tente migrar todos de uma vez agora.
6. Criar o primeiro agendamento — 1 minuto
Acesse a Agenda, escolha o horário desejado e preencha: paciente, serviço e observações (opcional). Salve.
O agendamento aparece na agenda com a cor do serviço. Se o paciente tiver WhatsApp cadastrado e o opt-in ativado, o sistema envia a confirmação automaticamente — sem você precisar fazer nada.
Tempo total: aproximadamente 15 a 20 minutos
| Etapa | Tempo estimado |
|---|---|
| Criar a conta | 2 min |
| Dados da clínica | 3 min |
| Cadastrar um serviço | 2 min |
| Configurar disponibilidade | 5 min |
| Cadastrar um paciente | 2 min |
| Criar o primeiro agendamento | 1 min |
| Total | ~15 min |
Você vai gastar mais tempo se tiver dúvidas no caminho — o que é normal. Mas o processo em si não é longo.
O que você não precisa fazer antes do primeiro agendamento
A paralisia de quem adia começar normalmente vem de uma lista imaginária de coisas que “precisam” estar prontas primeiro. Na prática, nada disso é necessário para o sistema começar a funcionar:
- Migrar todos os pacientes do WhatsApp ou do papel — desnecessário. Cadastre os pacientes conforme os agendamentos acontecerem. Nas primeiras duas semanas você vai ter cadastrado naturalmente a maior parte dos seus ativos.
- Preencher todas as anamneses antes de agendar — a anamnese fica vinculada ao paciente e você pode criar depois da primeira sessão, ou entre uma sessão e outra.
- Configurar todos os serviços — um já é suficiente para começar. Os demais aparecem conforme você precisar.
- Conectar o WhatsApp — o lembrete automático funciona quando você ativa o opt-in por paciente. Você pode fazer isso progressivamente.
Começar com o mínimo funcional e completar o restante ao longo das primeiras semanas é mais eficiente do que tentar configurar tudo de uma vez antes de usar.
O que muda depois do primeiro agendamento
Os primeiros três dias com o sistema funcionando costumam ser o momento em que o uso passa de “estou testando” para “isso está no meu fluxo de trabalho”. Não porque o sistema fez algo impressionante — mas porque você começou a criar agendamentos nele, e criar o segundo e o terceiro é mais rápido do que o primeiro.
A migração completa dos pacientes ativos geralmente acontece ao natural nas primeiras duas semanas. Você agenda um paciente, cadastra ele no sistema, e vai repetindo. Quando percebe, a base principal já está lá.
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