Existe um padrão recorrente entre quem começa a usar um sistema de gestão e abandona nas primeiras semanas.
Não é falta de necessidade. Não é dificuldade com tecnologia. É que o sistema foi configurado pela metade — e uma configuração pela metade gera uma experiência pela metade.
A maioria dos guias de “primeiros passos” cobre o básico: cadastre seus serviços, cadastre seus pacientes, crie sua primeira agenda. Isso funciona para você começar a operar. Mas três configurações que ninguém menciona definem se o sistema vai trabalhar por você — ou se você vai precisar compensar manualmente o que ele não sabe.
O que acontece quando você pula a configuração dos dados da clínica
Quando você gera um atestado, um relatório fisioterapêutico ou uma solicitação para convênio pelo Clinvo, esses documentos precisam identificar quem os emitiu.
Nome da clínica, CNPJ ou CPF, endereço de atendimento, telefone de contato. Se esses dados não estiverem preenchidos, o documento sai sem essa informação — ou com informações incompletas que você vai precisar corrigir manualmente antes de entregar ao paciente.
Para fisioterapeutas que trabalham como pessoa jurídica, o CNPJ no rodapé do documento é especialmente importante em encaminhamentos para convênios e laudos médicos. Para quem trabalha como autônomo com CREFITO, o número de registro precisa aparecer corretamente.
Como configurar:
Acesse Configurações → Dados da Clínica e preencha:
- Nome da clínica ou nome profissional (como você quer que apareça nos documentos)
- CNPJ ou CPF, dependendo do seu regime
- Endereço de atendimento — útil especialmente para quem tem consultório fixo
- Telefone e email de contato
- Número do CREFITO
Leva menos de cinco minutos e você faz uma vez. A partir daí, todos os documentos gerados pelo sistema já saem com a identificação correta.
Para clínicas com mais de um profissional: cada profissional deve ter o próprio CREFITO cadastrado no perfil individual. Os documentos gerados por cada um puxam os dados do profissional responsável pelo atendimento — não do dono da clínica.
O que acontece quando você não configura sua disponibilidade
Essa é a configuração mais ignorada — e a que causa mais confusão depois.
A disponibilidade do profissional diz ao sistema quais dias da semana e quais horários você atende. Sem essa configuração, o sistema não tem como saber quando você está livre. O resultado prático: a agenda fica sem restrição de horário, e agendar uma sessão para domingo às 23h é tão válido quanto agendar para terça às 9h.
Para quem agenda os próprios atendimentos, isso parece irrelevante — “eu sei quando posso atender”. Mas quando um colega ou recepcionista cria um agendamento, sem a disponibilidade configurada eles não têm referência nenhuma. E quando você começa a usar a agenda para visualizar sua semana de trabalho, horários fora do seu expediente aparecem misturados com os reais, poluindo a visualização.
Como configurar:
Acesse Configurações → Disponibilidade e, para cada dia da semana, defina:
- Se você atende nesse dia (toggle Atende / Não atende)
- Um ou mais turnos de atendimento, cada um com horário de início e fim
Se o seu horário varia por dia — por exemplo, você atende até as 18h de segunda a quinta, mas encerra mais cedo na sexta — configure cada dia separadamente.
Horário partido no mesmo dia (manhã e noite, por exemplo): se você atende em dois blocos por dia, com almoço ou pausa no meio, basta usar + Adicionar intervalo dentro do dia. O Clinvo aceita mais de um turno por dia da semana — por exemplo, manhã das 08:00 às 12:00 e noite das 18:00 às 22:00. O sistema marca automaticamente o miolo (12:00–18:00) como indisponível, sem você precisar configurar nada à parte.
Depois de salvar, a agenda passa a mostrar apenas os horários dentro dos seus turnos como disponíveis para agendamento. Fora desses intervalos, os blocos aparecem em cinza no calendário — visualmente claros para quem está agendando.
Datas bloqueadas e horários especiais
A disponibilidade semanal é a sua grade fixa. Para datas pontuais que fogem dessa grade, o Clinvo tem duas opções separadas, na mesma tela:
- Bloquear data — dias em que você não vai atender por qualquer motivo (feriado, viagem, congresso, compromisso pessoal). A data inteira fica cinza na agenda e não aceita agendamentos. Pode ser anotado um motivo, que aparece apenas para o próprio profissional dono da agenda.
- Horário especial — dias em que você vai atender, mas num horário diferente do padrão da semana. Vai trabalhar só das 14h às 18h na véspera do feriado? Plantão das 09h às 11h num domingo? Cadastre como horário especial. A agenda mostra a janela em verde e o resto do dia fica cinza, automaticamente.
As duas opções são mutuamente exclusivas — cada data tem ou um bloqueio ou um horário especial, nunca os dois ao mesmo tempo. Se você precisa trocar o tipo, basta remover o antigo e cadastrar o novo. Isso evita a ambiguidade clássica de “bloqueei o dia mas quero atender só uma janela” — que sempre acaba virando agendamento perdido ou paciente confuso.
Na agenda, esses dias aparecem com um indicador no cabeçalho — Bloqueado, Não atende ou a janela do horário especial (ex.: 14:00–18:00) —, e o formulário de novo agendamento já mostra um aviso destacado antes de você tentar marcar nesses dias.
Para clínicas com mais de um profissional
Cada profissional tem sua própria disponibilidade. Isso não é redundância — é o que permite que a clínica funcione como uma agenda integrada de verdade.
Quando a recepcionista vai agendar um paciente, ela precisa ver a grade do fisioterapeuta responsável — não a grade genérica da clínica. Se a disponibilidade de cada profissional estiver configurada corretamente, o sistema mostra os horários livres de cada um de forma independente.
O processo é o mesmo para cada profissional: acessar o perfil do profissional e configurar a disponibilidade individual.
Se dois profissionais atendem nos mesmos horários mas em salas diferentes, a configuração individual de cada um garante que o sistema não bloqueie um pelo horário do outro.
O que acontece quando você ignora os modelos de documentos
Essa é a configuração mais nova e a mais subestimada. Ela vale para quem está no plano Profissional ou Clínica — onde os documentos clínicos estão disponíveis.
O Clinvo já vem com modelos prontos de atestado de comparecimento e relatório fisioterapêutico. Eles funcionam de saída — você pode emitir sem ajustar nada. O problema é que o modelo padrão é genérico por desenho. Cobre o caso comum. Não cobre a sua especialidade.
Quem trabalha com fisioterapia neurofuncional, por exemplo, frequentemente precisa incluir CIF (Classificação Internacional de Funcionalidade) nos relatórios para convênios — algo que o modelo padrão pode incluir, mas que talvez você queira reorganizar visualmente. Quem atende em pediatria escreve em outro registro. Quem faz fisioterapia esportiva costuma incluir testes funcionais específicos. E em todos os casos, há uma identidade visual da clínica que pode ser refletida no documento.
O ponto não é que o modelo padrão esteja errado. É que ajustar uma vez evita o trabalho de editar todo documento na hora da emissão — e padroniza o que sai da clínica para que todo profissional emita no mesmo formato.
Como configurar:
Acesse Configurações → Modelos de Documentos e edite o atestado e o relatório. Você pode:
- Ajustar o texto base para refletir como a sua clínica escreve
- Reorganizar seções para a sua especialidade
- Inserir variáveis que puxam dados automaticamente (nome do paciente, data do atendimento, CREFITO do profissional, etc.)
- Criar modelos adicionais para casos específicos — um relatório para convênio, outro para médico solicitante, outro para empresa
- Definir qual é o padrão da clínica — aquele que vem pré-selecionado quando alguém gera um documento
Em clínicas com mais de um profissional, isso é especialmente importante: cada fisioterapeuta da equipe usa os mesmos modelos. Atestado da clínica é sempre o atestado da clínica — não o atestado do fisio A num formato e o do fisio B em outro.
O que fica automático depois dessas três configurações
Com dados da clínica preenchidos, disponibilidade configurada e modelos de documentos ajustados, estas coisas passam a funcionar sem intervenção manual:
- Documentos clínicos saem com a identificação correta do profissional e da clínica
- A agenda reflete apenas os horários reais de atendimento
- Quem agenda pelo sistema — você, um colega ou uma recepcionista — parte de uma grade que faz sentido
- Atestados e relatórios são gerados em segundos, no formato que a clínica definiu, com dados preenchidos automaticamente
- Relatórios de ocupação mostram a taxa real de aproveitamento da sua capacidade de atendimento
Nenhuma dessas coisas funciona bem com configuração incompleta. E todas funcionam bem quando a base está correta.
A lógica por trás disso
Um sistema de gestão não adivinha sua rotina. Ele opera com as informações que você fornece. Quanto mais precisa for essa base, mais preciso será o que o sistema entrega.
A maioria das reclamações de “o sistema não funciona para mim” que aparecem nas primeiras semanas tem origem em configuração incompleta — não em limitação do sistema. Dados da clínica e disponibilidade do profissional são o tipo de configuração que você faz uma vez, que não muda com frequência, e que o sistema usa em tudo que faz depois.
Vale o tempo investido no início.